Rewolucja 2026: Masz 2 lata na udokumentowanie stażu pracy. Nie przegap zmian!

Staż pracy po nowemu. Rewolucyjne zmiany od 2026 roku!

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza nową, rozszerzoną definicję stażu pracy, która odchodzi od dotychczasowego prymatu stosunku pracy i rozszerza katalog okresów uwzględnianych przy ustalaniu stażu pracy.

Zmiany te nakładają na działy HR nowe obowiązki związane z weryfikacją uprawnień oraz przeliczaniem świadczeń.

Harmonogram wdrożenia zmian
Proces implementacji nowych przepisów został podzielony na dwa etapy:
• Od 1 stycznia 2026 r. – przepisy obowiązują w sektorze publicznym.
• Od 1 maja 2026 r. – przepisy zaczynają obowiązywać pracodawców prywatnych.

Dla specjalistów kadr oznacza to konieczność przygotowania się do okresu przejściowego oraz sprawnego przeprowadzenia audytu stażu pracy obecnych pracowników.

Nowa definicja stażu pracy – co wliczamy?
Kluczowym celem nowelizacji jest wyrównanie sytuacji osób pracujących na umowach cywilnoprawnych i prowadzących działalność gospodarczą z osobami zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę. Po zmianach przepisów do stażu pracy wlicza się m.in. okresy:

• wykonywania przez osoby fizyczne umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, co do zasady pod warunkiem podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,
  • wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej,
  • prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe,
  • wykonywania działalności zawodowej, w ramach których nie podlega się ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, przewidziane w przepisach odrębnych, takie jak np. korzystanie z „ulgi na start” przez przedsiębiorców czy wykonywanie umów zlecenia przez studentów do 26. roku życia.
• wykonywania pracy zarobkowej poza granicami Polski, jeśli spełniają warunki określone w przepisach.

Ważne: W przypadku nakładania się okresów aktywności (np. jednoczesna praca na etacie i prowadzenie działalności), do stażu zalicza się tylko jeden, korzystniejszy dla pracownika okres.

 Do stażu pracy, o którym mowa w nowych przepisach, nie wlicza się w szczególności:

• okresów wykonywania pracy na podstawie umowy o dzieło,
  • okresów wykonywania innych umów cywilnoprawnych, które nie stanowią umowy zlecenia ani umowy agencyjnej,
  • okresów współpracy o charakterze nieodpłatnym lub wolontariatu,
  • okresów prowadzenia działalności nierejestrowanej (tzw. „drobnej działalności”) bez odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne,
  • okresów aktywności zawodowej, od których nie były odprowadzane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, jeżeli nie zostały one uznane przez przepisy szczególne,
  • okresów nauki, praktyk lub staży, które nie miały charakteru zatrudnienia ani nie były oskładkowane.

Wpływ na uprawnienia pracownicze
Rozszerzony staż pracy bezpośrednio wpływa na wymiar kluczowych świadczeń i uprawnień:

• Staż ogólny – wymiar urlopu

Nowe okresy wliczają się do stażu ogólnego, co dla wielu pracowników będzie oznaczać szybsze nabycie prawa do 26 dni urlopu wypoczynkowego.

Przykład

Pani Joanna była zatrudniona w firmie Promyk na podstawie umowy zlecenia przez okres 2 lat. Następnie przez 5 lat prowadziła pozarolniczą działalność gospodarczą. Obecnie jest związana z prywatną firmą Salomea, gdzie początkowo przez 1 rok była zatrudniona na podstawie umowy zlecenia, a następnie – przez kolejne 3 lata – pozostaje w zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę. Aktualnie korzysta z urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 dni rocznie.

Po zmianie przepisów wskazane wyżej okresy aktywności zawodowej, po ich odpowiednim udokumentowaniu, zostaną zaliczone do stażu pracy. W konsekwencji Pani Joanna nabędzie prawo do urlopu wypoczynkowego w podwyższonym wymiarze 26 dni.

• Staż zakładowy – wypowiedzenia i odprawy

Jeżeli pracownik wcześniej współpracował z obecnym pracodawcą, np. na umowie zlecenia, okres ten musi zostać wliczony do stażu zakładowego. Wpływa to na długość okresu wypowiedzenia oraz wysokość ewentualnej odprawy.

Przykład:
Pan Tomasz świadczył usługi w firmie budowlanej przez okres 2 lat na podstawie umowy zlecenia. Następnie został zatrudniony w tej samej firmie na podstawie umowy o pracę, w ramach której przepracował kolejne 2 lata.

Zgodnie z dotychczasowymi zasadami do stażu zakładowego wliczany był wyłącznie okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, co w przypadku Pana Tomasza oznaczałoby 2-letni staż pracy u tego pracodawcy, a w konsekwencji – jednomiesięczny okres wypowiedzenia.

W wyniku zmiany przepisów do stażu zakładowego zaliczeniu podlega również wcześniejszy, 2-letni okres wykonywania umowy zlecenia, co oznacza, że łączny staż pracy Pana Tomasza wynosi 4 lata.

W efekcie, w przypadku złożenia przez pracodawcę oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę po dniu 1 maja 2026 r., Pana Tomasza będzie obowiązywał trzymiesięczny okres wypowiedzenia (zamiast dotychczasowego jednomiesięcznego), właściwy dla pracowników legitymujących się co najmniej 3-letnim stażem pracy u danego pracodawcy.

• Świadczenia dodatkowe

Staż wpłynie również na prawo do dodatków stażowych oraz nagród jubileuszowych, szczególnie istotnych w sektorze publicznym.

Przykład:
Pani Katarzyna jest pracownikiem samorządowym i na dzień 31 grudnia 2025 r. legitymuje się 16-letnim stażem pracy, liczonym zgodnie z dotychczasowymi zasadami. Wcześniej przez okres 5 lat prowadziła pozarolniczą działalność gospodarczą, z tytułu której opłacała pełne składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Na dzień 31 grudnia 2025 r. okres prowadzenia działalności gospodarczej nie podlegał zaliczeniu do stażu pracy uprawniającego do nagrody jubileuszowej, w związku z czym Pani Katarzyna nie spełniała warunku osiągnięcia 20-letniego stażu pracy.

W wyniku zmiany przepisów, które weszły w życie 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym, wskazany okres 5 lat prowadzenia działalności gospodarczej podlega zaliczeniu do stażu pracy. Oznacza to, że na dzień 1 stycznia 2026 r. łączny staż pracy Pani Katarzyny wynosi 21 lat.

W konsekwencji Pani Katarzyna nabyła prawo do nagrody jubileuszowej z tytułu 20 lat pracy. Pracodawca jest zobowiązany do jej wypłaty niezwłocznie po spełnieniu warunków, tj. w styczniu 2026 r., pod warunkiem należytego udokumentowania okresu prowadzenia działalności gospodarczej.

Dokumentowanie stażu
Okresy składkowe
Podstawą ustalenia tych okresów mogą być dane zgromadzone w ZUS, jednak nie mają one charakteru wyłącznego. Pracownik może przedstawić m.in. zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o podleganiu ubezpieczeniom społecznym lub opłaconych składkach (np. uzyskane za pośrednictwem PUE ZUS), a także inne dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy lub prowadzenie działalności.

W odniesieniu do okresów przypadających przed 1 stycznia 1999 r., kiedy nie funkcjonował indywidualny zapis składek na kontach ubezpieczonych, szczególne znaczenie mają dokumenty potwierdzające zatrudnienie i wysokość wynagrodzenia. Mogą to być w szczególności świadectwa pracy, legitymacje ubezpieczeniowe z wpisami o zatrudnieniu, umowy o pracę, wpisy w dowodzie osobistym (w przypadku starszych dokumentów), zaświadczenia zakładów pracy lub ich następców prawnych, a także inne dowody pośrednie, np. dokumentacja płacowa lub zeznania świadków, jeśli dokumentacja pracownicza nie zachowała się.

Okresy bezskładkowe
W przypadku niektórych okresów bezskładkowych Zakład Ubezpieczeń Społecznych może nie posiadać informacji w swoich rejestrach. W takich sytuacjach ciężar udowodnienia tych okresów spoczywa na pracowniku, który może posłużyć się różnymi środkami dowodowymi. W szczególności mogą to być umowy cywilnoprawne, zaświadczenia od zleceniodawców, dokumenty potwierdzające status studenta, oświadczenia, a także inne dokumenty pośrednio potwierdzające wykonywanie pracy lub aktywność zawodową.
Brak danych w ZUS nie wyklucza możliwości uwzględnienia danego okresu.
Pracodawca dokonuje zaliczenia tych okresów na podstawie dokumentów przedstawionych przez pracownika. Powinien on dokonać indywidualnej oceny wiarygodności przedstawionych dokumentów i ma prawo odmówić ich uznania, jeżeli budzą one uzasadnione wątpliwości.
Spory z zakresu prawa pracy rozstrzyga sąd pracy.

Praca za granicą
Pracodawca powinien przyjmować wiarygodne dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy lub prowadzenie działalności poza granicami Polski, przy czym katalog tych dokumentów ma charakter otwarty. Mogą to być w szczególności zaświadczenia od zagranicznych pracodawców, umowy o pracę lub umowy cywilnoprawne, dokumenty podatkowe, potwierdzenia podlegania zagranicznym systemom ubezpieczeń społecznych, a także inne dokumenty urzędowe lub prywatne potwierdzające okres i charakter aktywności zawodowej. Dokumenty sporządzone w języku obcym mogą wymagać przedstawienia tłumaczenia. Pracodawca dokonuje indywidualnej oceny ich wiarygodności i kompletności, uwzględniając specyfikę zagranicznych systemów prawnych i dokumentacyjnych.

Terminy i zasada działania przepisów w czasie

Nowe regulacje wprowadzają istotne ramy czasowe oraz jasno określają brak ich działania wstecz.

• 2-letni termin na udokumentowanie stażu
  Pracownicy mają co do zasady 2 lata od dnia objęcia ich nowymi przepisami na przedłożenie dokumentów potwierdzających dodatkowe okresy aktywności zawodowej. Po upływie tego terminu pracodawca nie będzie zobowiązany do uwzględnienia tych okresów przy ustalaniu stażu pracy.
• Brak retroaktywności przepisów
  Nowe regulacje nie działają wstecz. Oznacza to, że pracownik nie może dochodzić ekwiwalentu za urlop za lata poprzednie, wyrównania wcześniej wypłaconych świadczeń (np. nagród jubileuszowych), ani innych roszczeń wynikających z przeliczenia stażu za okres sprzed wejścia w życie przepisów.

Co istotne, jeżeli w dniu wejścia w życie nowych regulacji trwa już okres wypowiedzenia umowy o pracę, to przy ustalaniu jego długości nie uwzględnia się nowych okresów zaliczanych do stażu pracy.

Uprawnienia pracownicze wynikające z rozszerzonego stażu pracy są naliczane wyłącznie od momentu objęcia pracownika nowymi przepisami i po prawidłowym udokumentowaniu okresów podlegających zaliczeniu.

Przykład
Pani Anna od 1 stycznia 2022 r. do 30 kwietnia 2024 r. współpracowała z firmą prywatną na podstawie umowy zlecenia. Następnie, od 1 maja 2024 r., została zatrudniona u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę.

10 kwietnia 2026 r., a więc przed wejściem w życie nowych przepisów, pracodawca wręczył Pani Annie wypowiedzenie umowy o pracę. Na dzień złożenia wypowiedzenia jej staż zakładowy – liczony według dotychczasowych zasad – wynosił mniej niż 3 lata, co skutkowało zastosowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.

Mimo że, po zmianie przepisów okresy współpracy na podstawie umowy zlecenia zostałyby uwzględnione przy ustalaniu stażu pracy, a co za tym idzie obowiązywałby trzymiesięczny okres wypowiedzenia, w tej sytuacji nie przelicza się długości już trwającego okresu wypowiedzenia. Zastosowanie ma zasada niedziałania prawa wstecz.

W konsekwencji okres wypowiedzenia Pani Anny pozostaje niezmieniony – wynosi 1 miesiąc i upłynie z dniem 31.05.2026 r.

Nowe przepisy znajdą zastosowanie wyłącznie do sytuacji powstałych po ich wejściu w życie, a więc nie wpływają na uprawnienia ustalone przed dniem 1 maja 2026 r.

Zmiana definicji stażu pracy to krok w stronę większej równości na rynku pracy, ale jednocześnie istotne wyzwanie organizacyjne dla pracodawców. Brak odpowiedniego przygotowania może skutkować błędami w naliczaniu świadczeń oraz zwiększonym ryzykiem sporów pracowniczych.