Urlop wypoczynkowy dla pracownika z niepełnosprawnością to wyzwanie dla kadrowych. Dlaczego?

Jak policzyć urlop osobie posiadającej orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, która podjęła u nas pracę od 01 marca 2026 r. w wymiarze 3/4 etatu?

Obliczanie urlopu w przypadku osoby z niepełnosprawnością zatrudnionej na część etatu wymaga uwzględnienia kilku nakładających się zasad prawa pracy. Z jednej strony mamy ogólne reguły dotyczące wymiaru urlopu wynikające z Kodeksu pracy, z drugiej – szczególne uprawnienie przysługujące osobom niepełnosprawnym w postaci dodatkowego urlopu. Do tego dochodzi zasada proporcjonalności przy niepełnym etacie oraz zasada zaokrągleń.

Zacznijmy więc od podstaw, czyli od omówienia wymiarów urlopu oraz obowiązujących norm, a następnie przejdziemy do ustalenia i wyliczenia urlopu z zachowaniem zasady proporcjonalności na konkretnym przykładzie.

Wymiar urlopu wypoczynkowego

Zgodnie z art. 154 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi pracującemu w pełnym wymiarze czasu pracy przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze:
• 20 dni – jeżeli staż pracy wynosi mniej niż 10 lat,
• 26 dni – jeżeli staż pracy wynosi co najmniej 10 lat.

Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy ma prawo do urlopu ustalanego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, obliczanego na podstawie urlopu określonego w art. 154 § 1 Kodeksu pracy, przy czym niepełne dni urlopu zaokrągla się w górę do pełnych dni.

Wymiar dodatkowego urlopu wypoczynkowego

Osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, oprócz urlopu wypoczynkowego przysługującego na podstawie Kodeksu pracy, przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy.

Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych pracownikowi przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych. Prawo do tego urlopu nabywa się po przepracowaniu roku od dnia zaliczenia do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności.

Normy czasu pracy dla osób z niepełnosprawnością

Zgodnie z art. 15 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych:

• czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo,
  • w przypadku osoby zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności czas pracy nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo,
  • powyższe ograniczenia nie mają zastosowania do osób niepełnosprawnych zatrudnionych przy pilnowaniu mienia,
  • normy czasu pracy mogą zostać wydłużone do 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo na wniosek osoby niepełnosprawnej, jeżeli lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi na to zgodę.
  
  

Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego

Zgodnie z art. 154² § 1 Kodeksu pracy urlopu udziela się w dni, które dla pracownika są dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu, o którym mowa w § 1, jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

Uwaga!

W przypadku pracownika z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności, zgodnie z art. 15 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, dobowa norma czasu pracy wynosi 7 godzin. W konsekwencji, przy udzielaniu urlopu zgodnie z art. 154² Kodeksu pracy, jeden dzień urlopu odpowiada 7 godzinom pracy, ponieważ odwołuje się on do obowiązującego pracownika dobowego wymiaru czasu pracy.

 W świetle powyższych zasad prawnych przejdźmy do przykładu praktycznego.

Załóżmy, że mamy pracownika:
• z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, który pracuje w obniżonej normie czasu pracy,
• zatrudnionego na 3/4 etatu w okresie od 01.03.2026 do 31.12.2026, w podstawowym systemie czasu pracy.
• z prawem do 26 dni urlopu podstawowego (staż powyżej 10 lat),
• uprawnionego do 10 dni dodatkowego urlopu (przepracował rok od dnia zaliczenia go do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności).

Obliczenie przysługującego urlopu wypoczynkowego w roku 2026

Najpierw ustalamy wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego proporcjonalnie do wymiaru etatu:

26 × 3/4 = 19,5 → w zaokrągleniu 20 dni

Następnie stosujemy proporcję do okresu zatrudnienia w 2026 roku (10 z 12 miesięcy):

20/12×10 = 16,66 → w zaokrągleniu 17 dni urlopu wypoczynkowego za 2026 rok, co w przeliczeniu na godziny daje nam 119 godzin urlopu.

Obliczenie przysługującego dodatkowego urlopu wypoczynkowego w roku 2026

Najpierw ustalamy wymiar przysługującego pracownikowi dodatkowego urlopu wypoczynkowego proporcjonalnie do wymiaru etatu:

10 × 3/4 = 7,5 → w zaokrągleniu 8 dni

Następnie stosujemy proporcję do okresu zatrudnienia w 2026 roku (10 z 12 miesięcy):

8 /12×10 = 6,66 → w zaokrągleniu 7 dni urlopu dodatkowego za 2026 rok, co w przeliczeniu na godziny daje nam 49 godzin urlopu.

W analizowanym przypadku pracownika zatrudnionego na 3/4 etatu w podstawowym systemie czasu pracy (w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy), jeden dzień urlopu odpowiada 5 godzinom i 15 minutom pracy (7×3/4 =5,25).

Zgodnie z zasadą, że urlopu udziela się w wymiarze godzinowym odpowiadającym planowanej pracy w danym dniu, każdorazowe wykorzystanie dnia wolnego skutkować będzie odliczeniem 5,25 godziny z całkowitej puli urlopowej pracownika.