Czy “porzucenie pracy” nadal istnieje w polskim prawie? Jakie konsekwencje może wywołać nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy?

Czy „porzucenie pracy” nadal istnieje w polskim prawie? Jakie konsekwencje może wywołać nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy?

Choć określenie „porzucenie pracy” wciąż funkcjonuje w codziennym języku pracowników i pracodawców, od wielu lat nie występuje już jako pojęcie prawne w polskim Kodeksie pracy. Nadal bywa używane dla opisania sytuacji, w której pracownik bez uprzedzenia zaprzestaje świadczenia pracy, nie usprawiedliwia swojej nieobecności i nie utrzymuje kontaktu z pracodawcą. Potoczne rozumienie tego pojęcia obejmuje również przypadki samowolnego opuszczenia miejsca pracy, w tym przerwania wykonywania obowiązków i opuszczenia zakładu pracy w trakcie zmiany bez zgody przełożonego, zwłaszcza gdy zachowaniu temu towarzyszy dalsza nieusprawiedliwiona nieobecność oraz brak kontaktu z pracodawcą.

Do 1 czerwca 1996 r. porzucenie pracy było odrębnym sposobem ustania stosunku pracy. Na podstawie ówczesnego art. 64 i 65 Kodeksu pracy porzucenie pracy powodowało wygaśnięcie stosunku pracy z mocy prawa. Instytucja ta została usunięta z Kodeksu pracy ustawą z 2 lutego 1996 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych ustaw, która weszła w życie 2 czerwca 1996 r. Od tego dnia samo zaprzestanie wykonywania pracy nie powoduje już automatycznego ustania stosunku pracy.

Obecnie nawet wielodniowa lub długotrwała nieobecność w pracy nie prowadzi sama w sobie do rozwiązania umowy o pracę. Stosunek pracy trwa nadal, dopóki nie zostanie zakończony w sposób przewidziany przepisami. Pracodawca nie powinien zatem ograniczyć się do stwierdzenia nieobecności pracownika, lecz powinien ustalić jej przyczyny, ocenić stopień zawinienia oraz zweryfikować, czy w konkretnych okolicznościach zachodzą przesłanki uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Za okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy pracownik co do zasady nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Wynika to z ogólnej zasady prawa pracy, zgodnie z którą wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, natomiast za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wtedy, gdy przewidują to przepisy prawa pracy. Nieusprawiedliwiona nieobecność może więc wiązać się nie tylko z ryzykiem zastosowania kar porządkowych lub rozwiązania umowy o pracę, lecz także z utratą wynagrodzenia za okres absencji.

Brak zawiadomienia pracodawcy a nieusprawiedliwiona nieobecność – to nie to samo

Nie należy utożsamiać samego niedochowania obowiązku zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności z nieusprawiedliwioną nieobecnością w pracy. Są to odrębne naruszenia obowiązków pracowniczych, które wymagają odrębnej oceny. Jeżeli pracownik był rzeczywiście niezdolny do pracy albo wystąpiła inna prawnie usprawiedliwiająca przyczyna absencji, późniejsze przedstawienie odpowiednich dowodów może prowadzić do ustalenia, że sama nieobecność była usprawiedliwiona, mimo naruszenia obowiązku terminowego zawiadomienia pracodawcy.

Ma to istotne znaczenie przy ocenie dopuszczalności rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Rozwiązanie umowy w tym trybie stanowi jedną z najsurowszych sankcji przewidzianych w prawie pracy, dlatego wymaga od pracodawcy szczególnej staranności. Samo stwierdzenie nieobecności pracownika nie jest wystarczające do zastosowania tzw. zwolnienia dyscyplinarnego. Konieczne jest ustalenie okoliczności sprawy oraz ocena, czy zachowanie pracownika stanowiło ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Aby zachowanie pracownika mogło zostać zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, niezbędne jest wykazanie winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa. O zasadności zastosowania art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy decyduje zatem nie tylko sam fakt nieobecności lub brak zawiadomienia pracodawcy, lecz również stopień zawinienia pracownika oraz całokształt okoliczności konkretnej sprawy.

Niedotrzymanie terminu zawiadomienia pracodawcy może być bowiem usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie tego obowiązku. Zgodnie z § 2 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. mogą to być w szczególności obłożna choroba połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe. Przykładem mogą być nagła hospitalizacja połączona z utratą przytomności, ciężki wypadek komunikacyjny czy stan zdrowia uniemożliwiający kontakt z pracodawcą.

W takich sytuacjach brak zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności nie musi świadczyć o zawinionym naruszeniu obowiązków pracowniczych, jeżeli pracownik nie miał obiektywnej możliwości przekazania tej informacji osobiście ani za pośrednictwem innych osób. Z tego względu przed podjęciem decyzji o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia pracodawca powinien rzetelnie zweryfikować przyczyny nieobecności oraz okoliczności braku zawiadomienia, a w razie potrzeby podjąć próbę kontaktu z pracownikiem w celu wyjaśnienia przyczyn jego absencji.

Procedura doręczenia rozwiązania umowy pocztą i domniemanie możliwości zapoznania się z oświadczeniem

W sytuacji, gdy pracownik nie stawia się w firmie, a kontakt z nim jest niemożliwy, bezpośrednie doręczenie pracownikowi oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia może okazać się niemożliwe. Pracodawca może wówczas doręczyć oświadczenie za pośrednictwem operatora pocztowego. Na mocy art. 300 Kodeksu pracy do składania oświadczeń woli w stosunkach pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli uważa się za złożone z chwilą, gdy doszło do adresata w taki sposób, że mógł on zapoznać się z jego treścią.

Przesyłka zawierająca oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę odebrana osobiście przez pracownika powoduje, że oświadczenie uważa się za skutecznie złożone z chwilą jej odbioru, ponieważ od tego momentu pracownik ma możliwość zapoznania się z jego treścią. Moment skutecznego złożenia oświadczenia ma również znaczenie dla rozpoczęcia biegu 21-dniowego terminu na wniesienie do sądu pracy odwołania od rozwiązania umowy o pracę, w tym żądania przywrócenia do pracy albo odszkodowania, o którym mowa w art. 264 § 2 Kodeksu pracy.

Co w sytuacji, gdy oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę zostanie wysłane listem poleconym na adres wskazany w dokumentacji pracownika, a pracownik nie odbierze przesyłki? W takich przypadkach zastosowanie znajdują zasady wypracowane w orzecznictwie Sądu Najwyższego dotyczące możliwości zapoznania się adresata z treścią oświadczenia woli. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 5 października 2005 r. (I PK 37/05), dwukrotne awizowanie przesyłki poleconej zawierającej oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy stwarza domniemanie faktyczne możliwości zapoznania się przez pracownika z jego treścią, co oznacza przerzucenie na niego ciężaru dowodu braku możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy.

Praktyczny przykład

Pan Jan Kowalski był zatrudniony na podstawie umowy o pracę od kilku lat na stanowisku operatora wózka widłowego w magazynie spółki XYZ.

Scenariusz A – zawiniona nieobecność

Poniedziałek, 1 czerwca 2026 r. (dzień 1, godz. 6:00)
Pan Jan nie stawił się na poranną zmianę. Pracodawca podjął próby kontaktu telefonicznego, jednak bezskutecznie. Pracownik nie odpowiadał również na wiadomości SMS ani nie reagował na pozostawione wiadomości głosowe.

Wtorek, 2 czerwca 2026 r. (dzień 2)
Pan Jan ponownie nie pojawił się w pracy. Na moment weryfikacji pracodawca nie posiadał informacji o wystawieniu e-ZLA ani o innej przyczynie usprawiedliwiającej nieobecność. Tego samego dnia wysłał do pana Jana listem poleconym za potwierdzeniem nadania wezwanie do niezwłocznego usprawiedliwienia absencji. W piśmie wyznaczył termin 3 dni roboczych na przedstawienie wyjaśnień, liczony od dnia, w którym wezwanie zostanie pracownikowi doręczone w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z jego treścią. Jednocześnie wskazał, że brak reakcji może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Przesyłka nie została odebrana przez pana Jana. Listonosz pozostawił pierwsze awizo 9 czerwca 2026 r., a następnie drugie awizo 16 czerwca 2026 r. Ostatnim dniem przechowywania przesyłki w placówce pocztowej był więc 23 czerwca 2026 r. Do tego dnia pan Jan miał możliwość, aby ją odebrać i zapoznać się z jej treścią. Po bezskutecznym upływie okresu przechowywania przesyłka została zwrócona do nadawcy.

Przy założeniu, że pan Jan miał realną możliwość zapoznania się z treścią wezwania przed upływem terminu odbioru przesyłki, termin na przedstawienie wyjaśnień biegł od 24 czerwca 2026 r. i upłynął z końcem 26 czerwca 2026 r. Mimo upływu wyznaczonego terminu pan Jan nie skontaktował się z pracodawcą i nie przedstawił żadnego usprawiedliwienia swojej nieobecności.

W poniedziałek, 29 czerwca 2026 r., pracodawca, w związku z utrzymującą się wielodniową nieusprawiedliwioną nieobecnością pracownika, sporządził pisemne oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Jako przyczynę wskazał ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych polegające na nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy od 1 czerwca 2026 r. oraz na całkowitym braku kontaktu. Jako datę rozwiązania umowy wskazał dzień otrzymania pisma/skutecznego złożenia oświadczenia pracownikowi. Oświadczenie zostało następnie wysłane listem poleconym na adres pracownika znajdujący się w jego aktach osobowych.

Listonosz nie zastał pana Jana pod wskazanym adresem i 6 lipca 2026 r. pozostawił zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki (pierwsze awizo). Po bezskutecznym upływie terminu odbioru pozostawił kolejne zawiadomienie (drugie awizo) 13 lipca 2026 r. Ostatnim dniem odbioru przesyłki był więc 20 lipca 2026 r.

Pracownik nie odebrał przesyłki, która w dniu 21 lipca 2026 r. wróciła do nadawcy.

Pracodawca rozwiązał umowę o pracę z dniem 20 lipca 2026 r. Od dnia następnego rozpoczął się bieg 21-dniowego terminu na wniesienie odwołania do sądu pracy, o którym mowa w art. 264 § 2 Kodeksu pracy.

Jeżeli pan Jan będzie chciał zakwestionować skuteczność doręczenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy, ciężar wykazania, że nie miał rzeczywistej możliwości zapoznania się z jego treścią, będzie spoczywał na nim. Podobnie, jeżeli w toku postępowania będzie powoływał się na okoliczności usprawiedliwiające jego nieobecność w pracy lub brak terminowego zawiadomienia pracodawcy o przyczynie absencji, powinien przedstawić dowody potwierdzające te okoliczności. Samo powołanie się na chorobę, zdarzenie losowe lub inną przeszkodę nie jest wystarczające, jeżeli nie zostanie poparte stosownymi dowodami.

Pamiętaj! Skuteczność doręczenia nie wynika wyłącznie z faktu dwukrotnego awizowania przesyłki. Pracownik ma możliwość podważenia przed sądem domniemania, że mógł zapoznać się z treścią pisma zawierającego oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy w trybie dyscyplinarnym, doręczonego poprzez dwukrotne awizowanie, jeżeli udowodni, że istniała przyczyna uniemożliwiająca mu odebranie w terminie przesyłki z poczty. W razie sporu oceny tych okoliczności dokonuje sąd pracy.

Scenariusz B – brak winy pracownika

Załóżmy, że 1 czerwca 2026 r. pan Jan, jadąc do pracy, uległ ciężkiemu wypadkowi komunikacyjnemu i nieprzytomny trafił na oddział intensywnej terapii, gdzie przebywał do 15 lipca 2026 r., pozostając bez kontaktu z otoczeniem. W takim scenariuszu pan Jan obiektywnie nie miał fizycznej możliwości zawiadomienia pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności.

Choć pracodawca formalnie przeprowadził całą procedurę opisaną w scenariuszu A i dochował należytej staranności przed złożeniem oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, przedstawienie dokumentacji medycznej potwierdzającej stan zdrowia pracownika wskazuje, że zarówno sama nieobecność, jak i brak zawiadomienia pracodawcy wynikały z obiektywnej niemożności działania. W konsekwencji pracownikowi nie można przypisać ani winy umyślnej, ani rażącego niedbalstwa.

W takiej sytuacji pracodawca może uznać swoje stanowisko za niezasadne i, za zgodą pracownika, cofnąć skutki złożonego oświadczenia o rozwiązaniu umowy. Jeżeli jednak nie dojdzie do porozumienia między stronami, pracownik może dochodzić swoich praw na drodze sądowej.

Sąd pracy może uznać rozwiązanie umowy za nieuzasadnione lub niezgodne z prawem. W zależności od okoliczności konkretnej sprawy pracownik może skutecznie dochodzić roszczeń przewidzianych w Kodeksie pracy, w szczególności żądać przywrócenia do pracy albo zasądzenia odszkodowania.

W celu zminimalizowania ryzyka zakwestionowania zasadności rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z przyczyn leżących po jego stronie, tj. w związku z nieusprawiedliwioną nieobecnością w pracy, rekomenduje się przestrzeganie następujących zasad postępowania:

1. Natychmiastowe podjęcie prób kontaktu: Należy niezwłocznie podjąć próbę kontaktu i skrupulatnie dokumentować podjęte działania (notatki służbowe, potwierdzenia połączeń, wysłane SMS-y).
2. Weryfikacja danych w systemie PUE/eZUS: Przed podjęciem dalszych działań pracodawca powinien sprawdzić, czy w systemie PUE/eZUS nie pojawiły się informacje o czasowej niezdolności pracownika do pracy potwierdzone zaświadczeniem e-ZLA. Weryfikacja ta jest szczególnie istotna z uwagi na możliwość wystawienia zaświadczenia lekarskiego z datą wsteczną.
3. Wysłanie pisemnego wezwania (rekomendowana dobra praktyka): Choć przepisy Kodeksu pracy nie nakładają na pracodawcę bezwzględnego, ustawowego obowiązku wysyłania pisemnego wezwania przed rozwiązaniem umowy w trybie art. 52 Kodeksu pracy, to wdrożenie tego kroku jest wysoce zalecane ze względów dowodowych. Wysłanie listem poleconym wezwania do wyjaśnienia przyczyn nieobecności i wyznaczenie pracownikowi rozsądnego terminu (np. 3 dni robocze od dnia doręczenia) pozwala wykazać przed sądem, że pracodawca dochował należytej staranności i dał pracownikowi realną szansę na usprawiedliwienie przyczyny nieobecności.

Uwaga! Wskazany w przykładzie 3-dniowy termin na przedstawienie wyjaśnień jest wyłącznie przykładowym terminem i nie wynika wprost z przepisów prawa pracy.  

1. Konsultacja związkowa: Pracodawca, u którego działa organizacja związkowa, podejmuje decyzję w sprawie rozwiązania umowy po zasięgnięciu opinii reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, którą zawiadamia o przyczynie uzasadniającej rozwiązanie umowy. W razie zastrzeżeń co do zasadności rozwiązania umowy zakładowa organizacja związkowa wyraża swoją opinię niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni.
2. Dbałość o rzetelne uzasadnienie: Oświadczenie o rozwiązaniu umowy musi precyzyjnie opisywać stan faktyczny, ze wskazaniem konkretnych dni nieobecności.
3. Obowiązkowe pouczenie o prawie do odwołania: Przygotowując pisemne oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę, pracodawca powinien zawrzeć w nim pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy (art. 30 § 5 Kodeksu pracy). Termin na wniesienie odwołania wynosi co do zasady 21 dni i wynika z art. 264 Kodeksu pracy. Brak lub wadliwe pouczenie nie powoduje samo w sobie nieważności ani automatycznie nie przesądza o niezgodności rozwiązania umowy z prawem. Może natomiast mieć znaczenie przy ocenie możliwości przywrócenia pracownikowi terminu do wniesienia odwołania, jeżeli uchybienie terminowi nastąpiło bez jego winy.

Należy jednak pamiętać, że nie istnieje jeden uniwersalny schemat postępowania znajdujący zastosowanie w każdej sprawie dotyczącej nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika. Ocena zasadności rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia zawsze wymaga uwzględnienia okoliczności konkretnego przypadku, w szczególności przyczyn absencji, stopnia winy pracownika, podejmowanych przez pracodawcę działań wyjaśniających oraz prawidłowości procedury doręczenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy. Nie każda taka sprawa kończy się również sporem sądowym, ponieważ pracownik może nie skorzystać z prawa do wniesienia odwołania od rozwiązania umowy o pracę. Jeżeli jednak pracownik skorzysta z prawa do odwołania, ostateczna ocena wszystkich okoliczności należy do sądu pracy, który każdorazowo dokonuje jej indywidualnie na podstawie zgromadzonego materiału dowodowego.

Autorka: Marta Borkowska