30 września tuż-tuż, a Twoi pracownicy nadal mają zaległe urlopy? Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody?

Każdemu pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z art. 152 § 1 i 2 Kodeksu pracy prawo to ma charakter niezbywalny, co oznacza, że pracownik nie może się go zrzec.

Wymiar urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym określa art. 154 § 1 Kodeksu pracy i wynosi on:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Podstawową zasadą wynikającą z art. 161 Kodeksu pracy jest obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo. Termin wykorzystania wypoczynku ustala się w planie urlopów na podstawie art. 163 § 1 Kodeksu pracy, z uwzględnieniem wniosków pracowników oraz konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. Jeżeli u danego pracodawcy plan urlopów nie jest sporządzany, termin ten wyznacza się w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1¹ Kodeksu pracy). Przepisy dopuszczają przy tym możliwość podziału urlopu na części. Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy następuje to na wniosek pracownika, z zastrzeżeniem, że co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

W przypadku niewykorzystania urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, przechodzi on na kolejny rok jako urlop zaległy. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy zaległy urlop powinien zostać udzielony najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego, z wyłączeniem jednak dni udzielanych na podstawie art. 167² Kodeksu pracy (tzw. urlopu na żądanie).

Niewykorzystane w danym roku dni urlopu na żądanie z początkiem kolejnego roku kalendarzowego tracą swój szczególny charakter i stają się częścią urlopu zaległego. Kwestia ta budzi pewne kontrowersje w doktrynie prawa pracy. Część ekspertów stoi na stanowisku, że skoro po 1 stycznia dni te przekształcają się w zwykły urlop zaległy, to powinny podlegać ogólnemu rygorowi terminu wrześniowego. Dominujące stanowisko oparte na dosłownej wykładni art. 168 Kodeksu pracy oraz oficjalnym stanowisku Głównego Inspektoratu Pracy (GPP-110-4560-170/08/PE) jednoznacznie wskazuje jednak, że obowiązek udzielenia urlopu do dnia 30 września nie obejmuje dni odpowiadających niewykorzystanemu w poprzednim roku urlopowi na żądanie. Przepisy nie nakładają w tym zakresie sztywnej daty granicznej ich wykorzystania. Dni te stanowią jednak nadal część urlopu wypoczynkowego z poprzedniego roku i powinny zostać wykorzystane na zasadach ogólnych, w terminie ustalonym na podstawie art. 163 Kodeksu pracy.

Ważne! Udzielenie pracownikowi przysługującego urlopu wypoczynkowego stanowi jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Naruszenie tego obowiązku może skutkować odpowiedzialnością za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, kto wbrew obowiązkowi nie udziela pracownikowi przysługującego urlopu wypoczynkowego albo bezpodstawnie obniża jego wymiar, podlega karze grzywny od 2 000 zł do 60 000 zł.

W związku z ciążącym na pracodawcy obowiązkiem terminowego udzielania urlopów wypoczynkowych w praktyce często pojawia się pytanie, jak postąpić w sytuacji, gdy zbliża się ustawowy termin wykorzystania urlopu zaległego, a pracownik nadal nie zamierza z niego skorzystać. Czy w takim przypadku pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania urlopu? Przyjrzyjmy się temu na konkretnym przykładzie.

Studium przypadku: Historia Pani Joli

Pani Jola jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony na stanowisku starszej księgowej w firmie ABC Sp. z o.o. Z uwagi na realizację dużego projektu w poprzednim roku nie wykorzystała pełnego wymiaru przysługującego jej urlopu wypoczynkowego. W efekcie na kolejny rok kalendarzowy pozostało jej do wykorzystania 10 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, w tym 6 dni zwykłego urlopu zaległego oraz 4 dni niewykorzystanego w poprzednim roku urlopu na żądanie.

Mimo informacji przekazanej na początku roku oraz wcześniejszych rozmów pracownica nie złożyła wniosku o udzielenie urlopu.

Na początku sierpnia zarząd firmy przeanalizował zaległości urlopowe. Kierownik działu księgowości ustalił, że w okresie od 1 do 14 września (10 dni roboczych) obowiązki Pani Joli może przejąć druga księgowa, Pani Anna. W związku z tym 17 sierpnia przełożony wręczył Pani Joli pisemne polecenie wykorzystania całego zaległego urlopu (10 dni) w terminie 1-14 września.

Pani Jola odmówiła wykonania polecenia oraz podpisania zawiadomienia, argumentując, że pracodawca nie może narzucić jej terminu urlopu bez jej zgody, a zaproponowany termin jej nie odpowiada. Oświadczyła, że cały zaległy urlop chciałaby wykorzystać dopiero w grudniu. Pracodawca kategorycznie odmówił, powołując się na art. 168 Kodeksu pracy i obowiązek udzielenia całego zaległego urlopu najpóźniej do 30 września, pod rygorem odpowiedzialności wykroczeniowej.

Czy pracodawca miał prawo wysłać Panią Jolę na cały zaległy 10-dniowy urlop bez jej zgody?

W przedstawionym stanie faktycznym należy uznać, że pracodawca był uprawniony do jednostronnego wyznaczenia terminu wykorzystania jedynie części zaległego urlopu Pani Joli.

W odniesieniu do 6 dni zwykłego urlopu zaległego działanie pracodawcy było w pełni uzasadnione. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlop ten powinien zostać udzielony najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Należy pamiętać, że to na pracodawcy spoczywa odpowiedzialność za terminową realizację tego obowiązku, a jego niedopełnienie jest zagrożone karą grzywny za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Dla zapewnienia realizacji tego wymogu pracodawca ma prawo jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania urlopu zaległego, nawet bez zgody pracownika, co zostało wprost potwierdzone w wyroku Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05). W konsekwencji odmowa wykonania polecenia udania się na prawidłowo wyznaczony urlop zaległy może zostać potraktowana jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Odmiennie należałoby natomiast ocenić 4 dni odpowiadające niewykorzystanemu w poprzednim roku urlopowi na żądanie. Z uwagi na wyłączenie z art. 168 Kodeksu pracy i wspomniane powyżej stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy, pracodawca nie ma obowiązku udzielenia ich do 30 września, a brak ich wykorzystania w tym terminie nie rodzi ryzyka grzywny ze strony PIP. W konsekwencji pracodawca nie powinien jednostronnie narzucać terminu ich wykorzystania do września, powołując się wyłącznie na presję terminu ustawowego. Dni te stanowią jednak nadal przysługujący pracownikowi urlop zaległy i powinny zostać udzielone na zasadach ogólnych (art. 163 Kodeksu pracy), w pierwszej kolejności na podstawie porozumienia z pracownikiem, z uwzględnieniem jego wniosku oraz potrzeb zakładu pracy. Jeżeli organizacja pracy pozwalała na udzielenie wypoczynku w grudniu, zgodnie z preferencją pracownika, a jedyną przeszkodą po stronie pracodawcy była obawa przed przekroczeniem terminu 30 września, to pracodawca powinien był przychylić się do prośby pracownika.

Uwaga! Uprawnienie do jednostronnego wyznaczenia terminu wykorzystania zaległego urlopu przysługuje wyłącznie pracodawcy. Pracownik nie może natomiast samodzielnie rozpocząć korzystania z urlopu bez jego udzielenia przez pracodawcę.

Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 5 grudnia 2000 r. (sygn. akt I PKN 121/00), samo zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Nawet niewywiązanie się przez pracodawcę z obowiązku udzielenia zaległego urlopu w ustawowym terminie nie daje pracownikowi prawa do jednostronnego wyznaczenia terminu jego wykorzystania. Udzielenie urlopu jest bowiem czynnością pracodawcy skutkującą zwolnieniem pracownika z obowiązku świadczenia pracy, a przepisy nie przewidują możliwości zastąpienia tej decyzji oświadczeniem pracownika. Samowolne rozpoczęcie urlopu może zostać uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność oraz naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Czy urlop niewykorzystany do 30 września ulega przedawnieniu?

Niewykorzystanie urlopu zaległego do dnia 30 września nie oznacza utraty prawa do tego urlopu. Z upływem tego terminu pracownik nie traci prawa do niewykorzystanych dni wypoczynku, a pracodawca nie zostaje zwolniony z obowiązku ich udzielenia.

Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Zasada ta znajduje zastosowanie również do roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego.

Dla ustalenia początku biegu terminu przedawnienia kluczowe znaczenie ma określenie momentu wymagalności tego roszczenia. Jeżeli termin wykorzystania urlopu został przewidziany w planie urlopów albo ustalony indywidualnie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, bieg przedawnienia rozpoczyna się od dnia, w którym urlop miał zostać rozpoczęty. Jeżeli natomiast termin wykorzystania urlopu nie został wcześniej wyznaczony, przyjmuje się, że roszczenie staje się wymagalne najpóźniej z upływem terminu określonego w art. 168 Kodeksu pracy dla udzielenia urlopu zaległego.

Oznacza to, że trzyletni termin przedawnienia rozpoczyna swój bieg z dniem 1 października następnego roku kalendarzowego (tj. z dniem następującym po upływie ustawowego terminu z art. 168 Kodeksu pracy). Pogląd ten znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego, m.in. w wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00).

Przykładowo: co do zasady, dla urlopu zaległego za 2025 rok, który nie zostanie wykorzystany do 30 września 2026 r., trzyletni bieg przedawnienia rozpocznie się 1 października 2026 r. Roszczenie o udzielenie tego urlopu przedawni się z upływem 30 września 2029 r.

O ile urlopu bieżącego udziela się co do zasady w porozumieniu z pracownikiem (art. 163 Kodeksu pracy), o tyle w przypadku urlopu zaległego pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin jego wykorzystania w celu realizacji obowiązku wynikającego z art. 168 Kodeksu pracy. Zasada ta nie ma jednak charakteru bezwzględnego, gdyż obiektywne przeszkody, takie jak długotrwała nieobecność pracownika, mogą uniemożliwić udzielenie urlopu w ustawowym terminie. Co do zasady zgoda pracownika nie jest w takim przypadku wymagana, a odmowa wykonania zgodnego z prawem polecenia może zostać uznana za naruszenie obowiązków pracowniczych.

Aby uniknąć sporów oraz ryzyka przekroczenia ustawowego terminu, warto odpowiednio wcześniej monitorować stan zaległych urlopów i przypominać pracownikom o konieczności ich wykorzystania. W tym celu zachęcamy do skorzystania z dostępnego na naszej stronie wzoru dokumentu „Przypomnienie o zaległych urlopach. Indywidualny komunikat dla pracownika”.

Autorka: Marta Borkowska