Czy „porzucenie pracy” nadal istnieje w polskim prawie? Jakie konsekwencje może wywołać nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy?

Choć określenie „porzucenie pracy” wciąż funkcjonuje w codziennym języku pracowników i pracodawców, od wielu lat nie występuje już jako pojęcie prawne w polskim Kodeksie pracy. Nadal bywa używane dla opisania sytuacji, w której pracownik bez uprzedzenia zaprzestaje świadczenia pracy, nie usprawiedliwia swojej nieobecności i nie utrzymuje kontaktu z pracodawcą. Potoczne rozumienie tego pojęcia obejmuje również przypadki samowolnego opuszczenia miejsca pracy, w tym przerwania wykonywania obowiązków i opuszczenia zakładu pracy w trakcie zmiany bez zgody przełożonego, zwłaszcza gdy zachowaniu temu towarzyszy dalsza nieusprawiedliwiona nieobecność oraz brak kontaktu z pracodawcą.

Do 1 czerwca 1996 r. porzucenie pracy było odrębnym sposobem ustania stosunku pracy. Na podstawie ówczesnego art. 64 i 65 Kodeksu pracy porzucenie pracy powodowało wygaśnięcie stosunku pracy z mocy prawa. Instytucja ta została usunięta z Kodeksu pracy ustawą z 2 lutego 1996 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych ustaw, która weszła w życie 2 czerwca 1996 r. Od tego dnia samo zaprzestanie wykonywania pracy nie powoduje już automatycznego ustania stosunku pracy.

Obecnie nawet wielodniowa lub długotrwała nieobecność w pracy nie prowadzi sama w sobie do rozwiązania umowy o pracę. Stosunek pracy trwa nadal, dopóki nie zostanie zakończony w sposób przewidziany przepisami. Pracodawca nie powinien zatem ograniczyć się do stwierdzenia nieobecności pracownika, lecz powinien ustalić jej przyczyny, ocenić stopień zawinienia oraz zweryfikować, czy w konkretnych okolicznościach zachodzą przesłanki uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Za okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy pracownik co do zasady nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Wynika to z ogólnej zasady prawa pracy, zgodnie z którą wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, natomiast za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wtedy, gdy przewidują to przepisy prawa pracy. Nieusprawiedliwiona nieobecność może więc wiązać się nie tylko z ryzykiem zastosowania kar porządkowych lub rozwiązania umowy o pracę, lecz także z utratą wynagrodzenia za okres absencji.

Brak zawiadomienia pracodawcy a nieusprawiedliwiona nieobecność – to nie to samo

Nie należy utożsamiać samego niedochowania obowiązku zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności z nieusprawiedliwioną nieobecnością w pracy. Są to odrębne naruszenia obowiązków pracowniczych, które wymagają odrębnej oceny. Jeżeli pracownik był rzeczywiście niezdolny do pracy albo wystąpiła inna prawnie usprawiedliwiająca przyczyna absencji, późniejsze przedstawienie odpowiednich dowodów może prowadzić do ustalenia, że sama nieobecność była usprawiedliwiona, mimo naruszenia obowiązku terminowego zawiadomienia pracodawcy.

Ma to istotne znaczenie przy ocenie dopuszczalności rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Rozwiązanie umowy w tym trybie stanowi jedną z najsurowszych sankcji przewidzianych w prawie pracy, dlatego wymaga od pracodawcy szczególnej staranności. Samo stwierdzenie nieobecności pracownika nie jest wystarczające do zastosowania tzw. zwolnienia dyscyplinarnego. Konieczne jest ustalenie okoliczności sprawy oraz ocena, czy zachowanie pracownika stanowiło ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Aby zachowanie pracownika mogło zostać zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, niezbędne jest wykazanie winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa. O zasadności zastosowania art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy decyduje zatem nie tylko sam fakt nieobecności lub brak zawiadomienia pracodawcy, lecz również stopień zawinienia pracownika oraz całokształt okoliczności konkretnej sprawy.

Niedotrzymanie terminu zawiadomienia pracodawcy może być bowiem usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie tego obowiązku. Zgodnie z § 2 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. mogą to być w szczególności obłożna choroba połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe. Przykładem mogą być nagła hospitalizacja połączona z utratą przytomności, ciężki wypadek komunikacyjny czy stan zdrowia uniemożliwiający kontakt z pracodawcą.

W takich sytuacjach brak zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności nie musi świadczyć o zawinionym naruszeniu obowiązków pracowniczych, jeżeli pracownik nie miał obiektywnej możliwości przekazania tej informacji osobiście ani za pośrednictwem innych osób. Z tego względu przed podjęciem decyzji o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia pracodawca powinien rzetelnie zweryfikować przyczyny nieobecności oraz okoliczności braku zawiadomienia, a w razie potrzeby podjąć próbę kontaktu z pracownikiem w celu wyjaśnienia przyczyn jego absencji.

Procedura doręczenia rozwiązania umowy pocztą i domniemanie możliwości zapoznania się z oświadczeniem

W sytuacji, gdy pracownik nie stawia się w firmie, a kontakt z nim jest niemożliwy, bezpośrednie doręczenie pracownikowi oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia może okazać się niemożliwe. Pracodawca może wówczas doręczyć oświadczenie za pośrednictwem operatora pocztowego. Na mocy art. 300 Kodeksu pracy do składania oświadczeń woli w stosunkach pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli uważa się za złożone z chwilą, gdy doszło do adresata w taki sposób, że mógł on zapoznać się z jego treścią.

Przesyłka zawierająca oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę odebrana osobiście przez pracownika powoduje, że oświadczenie uważa się za skutecznie złożone z chwilą jej odbioru, ponieważ od tego momentu pracownik ma możliwość zapoznania się z jego treścią. Moment skutecznego złożenia oświadczenia ma również znaczenie dla rozpoczęcia biegu 21-dniowego terminu na wniesienie do sądu pracy odwołania od rozwiązania umowy o pracę, w tym żądania przywrócenia do pracy albo odszkodowania, o którym mowa w art. 264 § 2 Kodeksu pracy.

Co w sytuacji, gdy oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę zostanie wysłane listem poleconym na adres wskazany w dokumentacji pracownika, a pracownik nie odbierze przesyłki? W takich przypadkach zastosowanie znajdują zasady wypracowane w orzecznictwie Sądu Najwyższego dotyczące możliwości zapoznania się adresata z treścią oświadczenia woli. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 5 października 2005 r. (I PK 37/05), dwukrotne awizowanie przesyłki poleconej zawierającej oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy stwarza domniemanie faktyczne możliwości zapoznania się przez pracownika z jego treścią, co oznacza przerzucenie na niego ciężaru dowodu braku możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy.

Praktyczny przykład

Pan Jan Kowalski był zatrudniony na podstawie umowy o pracę od kilku lat na stanowisku operatora wózka widłowego w magazynie spółki XYZ.

Scenariusz A – zawiniona nieobecność

Poniedziałek, 1 czerwca 2026 r. (dzień 1, godz. 6:00)
Pan Jan nie stawił się na poranną zmianę. Pracodawca podjął próby kontaktu telefonicznego, jednak bezskutecznie. Pracownik nie odpowiadał również na wiadomości SMS ani nie reagował na pozostawione wiadomości głosowe.

Wtorek, 2 czerwca 2026 r. (dzień 2)
Pan Jan ponownie nie pojawił się w pracy. Na moment weryfikacji pracodawca nie posiadał informacji o wystawieniu e-ZLA ani o innej przyczynie usprawiedliwiającej nieobecność. Tego samego dnia wysłał do pana Jana listem poleconym za potwierdzeniem nadania wezwanie do niezwłocznego usprawiedliwienia absencji. W piśmie wyznaczył termin 3 dni roboczych na przedstawienie wyjaśnień, liczony od dnia, w którym wezwanie zostanie pracownikowi doręczone w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z jego treścią. Jednocześnie wskazał, że brak reakcji może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Przesyłka nie została odebrana przez pana Jana. Listonosz pozostawił pierwsze awizo 9 czerwca 2026 r., a następnie drugie awizo 16 czerwca 2026 r. Ostatnim dniem przechowywania przesyłki w placówce pocztowej był więc 23 czerwca 2026 r. Do tego dnia pan Jan miał możliwość, aby ją odebrać i zapoznać się z jej treścią. Po bezskutecznym upływie okresu przechowywania przesyłka została zwrócona do nadawcy.

Przy założeniu, że pan Jan miał realną możliwość zapoznania się z treścią wezwania przed upływem terminu odbioru przesyłki, termin na przedstawienie wyjaśnień biegł od 24 czerwca 2026 r. i upłynął z końcem 26 czerwca 2026 r. Mimo upływu wyznaczonego terminu pan Jan nie skontaktował się z pracodawcą i nie przedstawił żadnego usprawiedliwienia swojej nieobecności.

W poniedziałek, 29 czerwca 2026 r., pracodawca, w związku z utrzymującą się wielodniową nieusprawiedliwioną nieobecnością pracownika, sporządził pisemne oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Jako przyczynę wskazał ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych polegające na nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy od 1 czerwca 2026 r. oraz na całkowitym braku kontaktu. Jako datę rozwiązania umowy wskazał dzień otrzymania pisma/skutecznego złożenia oświadczenia pracownikowi. Oświadczenie zostało następnie wysłane listem poleconym na adres pracownika znajdujący się w jego aktach osobowych.

Listonosz nie zastał pana Jana pod wskazanym adresem i 6 lipca 2026 r. pozostawił zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki (pierwsze awizo). Po bezskutecznym upływie terminu odbioru pozostawił kolejne zawiadomienie (drugie awizo) 13 lipca 2026 r. Ostatnim dniem odbioru przesyłki był więc 20 lipca 2026 r.

Pracownik nie odebrał przesyłki, która w dniu 21 lipca 2026 r. wróciła do nadawcy.

Pracodawca rozwiązał umowę o pracę z dniem 20 lipca 2026 r. Od dnia następnego rozpoczął się bieg 21-dniowego terminu na wniesienie odwołania do sądu pracy, o którym mowa w art. 264 § 2 Kodeksu pracy.

Jeżeli pan Jan będzie chciał zakwestionować skuteczność doręczenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy, ciężar wykazania, że nie miał rzeczywistej możliwości zapoznania się z jego treścią, będzie spoczywał na nim. Podobnie, jeżeli w toku postępowania będzie powoływał się na okoliczności usprawiedliwiające jego nieobecność w pracy lub brak terminowego zawiadomienia pracodawcy o przyczynie absencji, powinien przedstawić dowody potwierdzające te okoliczności. Samo powołanie się na chorobę, zdarzenie losowe lub inną przeszkodę nie jest wystarczające, jeżeli nie zostanie poparte stosownymi dowodami.

Pamiętaj! Skuteczność doręczenia nie wynika wyłącznie z faktu dwukrotnego awizowania przesyłki. Pracownik ma możliwość podważenia przed sądem domniemania, że mógł zapoznać się z treścią pisma zawierającego oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy w trybie dyscyplinarnym, doręczonego poprzez dwukrotne awizowanie, jeżeli udowodni, że istniała przyczyna uniemożliwiająca mu odebranie w terminie przesyłki z poczty. W razie sporu oceny tych okoliczności dokonuje sąd pracy.

Scenariusz B – brak winy pracownika

Załóżmy, że 1 czerwca 2026 r. pan Jan, jadąc do pracy, uległ ciężkiemu wypadkowi komunikacyjnemu i nieprzytomny trafił na oddział intensywnej terapii, gdzie przebywał do 15 lipca 2026 r., pozostając bez kontaktu z otoczeniem. W takim scenariuszu pan Jan obiektywnie nie miał fizycznej możliwości zawiadomienia pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności.

Choć pracodawca formalnie przeprowadził całą procedurę opisaną w scenariuszu A i dochował należytej staranności przed złożeniem oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, przedstawienie dokumentacji medycznej potwierdzającej stan zdrowia pracownika wskazuje, że zarówno sama nieobecność, jak i brak zawiadomienia pracodawcy wynikały z obiektywnej niemożności działania. W konsekwencji pracownikowi nie można przypisać ani winy umyślnej, ani rażącego niedbalstwa.

W takiej sytuacji pracodawca może uznać swoje stanowisko za niezasadne i, za zgodą pracownika, cofnąć skutki złożonego oświadczenia o rozwiązaniu umowy. Jeżeli jednak nie dojdzie do porozumienia między stronami, pracownik może dochodzić swoich praw na drodze sądowej.

Sąd pracy może uznać rozwiązanie umowy za nieuzasadnione lub niezgodne z prawem. W zależności od okoliczności konkretnej sprawy pracownik może skutecznie dochodzić roszczeń przewidzianych w Kodeksie pracy, w szczególności żądać przywrócenia do pracy albo zasądzenia odszkodowania.

W celu zminimalizowania ryzyka zakwestionowania zasadności rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z przyczyn leżących po jego stronie, tj. w związku z nieusprawiedliwioną nieobecnością w pracy, rekomenduje się przestrzeganie następujących zasad postępowania:

1. Natychmiastowe podjęcie prób kontaktu: Należy niezwłocznie podjąć próbę kontaktu i skrupulatnie dokumentować podjęte działania (notatki służbowe, potwierdzenia połączeń, wysłane SMS-y).
2. Weryfikacja danych w systemie PUE/eZUS: Przed podjęciem dalszych działań pracodawca powinien sprawdzić, czy w systemie PUE/eZUS nie pojawiły się informacje o czasowej niezdolności pracownika do pracy potwierdzone zaświadczeniem e-ZLA. Weryfikacja ta jest szczególnie istotna z uwagi na możliwość wystawienia zaświadczenia lekarskiego z datą wsteczną.
3. Wysłanie pisemnego wezwania (rekomendowana dobra praktyka): Choć przepisy Kodeksu pracy nie nakładają na pracodawcę bezwzględnego, ustawowego obowiązku wysyłania pisemnego wezwania przed rozwiązaniem umowy w trybie art. 52 Kodeksu pracy, to wdrożenie tego kroku jest wysoce zalecane ze względów dowodowych. Wysłanie listem poleconym wezwania do wyjaśnienia przyczyn nieobecności i wyznaczenie pracownikowi rozsądnego terminu (np. 3 dni robocze od dnia doręczenia) pozwala wykazać przed sądem, że pracodawca dochował należytej staranności i dał pracownikowi realną szansę na usprawiedliwienie przyczyny nieobecności.

 

Uwaga! Wskazany w przykładzie 3-dniowy termin na przedstawienie wyjaśnień jest wyłącznie przykładowym terminem i nie wynika wprost z przepisów prawa pracy.  

1. Konsultacja związkowa: Pracodawca, u którego działa organizacja związkowa, podejmuje decyzję w sprawie rozwiązania umowy po zasięgnięciu opinii reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, którą zawiadamia o przyczynie uzasadniającej rozwiązanie umowy. W razie zastrzeżeń co do zasadności rozwiązania umowy zakładowa organizacja związkowa wyraża swoją opinię niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni.
2. Dbałość o rzetelne uzasadnienie: Oświadczenie o rozwiązaniu umowy musi precyzyjnie opisywać stan faktyczny, ze wskazaniem konkretnych dni nieobecności.
3. Obowiązkowe pouczenie o prawie do odwołania: Przygotowując pisemne oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę, pracodawca powinien zawrzeć w nim pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy (art. 30 § 5 Kodeksu pracy). Termin na wniesienie odwołania wynosi co do zasady 21 dni i wynika z art. 264 Kodeksu pracy. Brak lub wadliwe pouczenie nie powoduje samo w sobie nieważności ani automatycznie nie przesądza o niezgodności rozwiązania umowy z prawem. Może natomiast mieć znaczenie przy ocenie możliwości przywrócenia pracownikowi terminu do wniesienia odwołania, jeżeli uchybienie terminowi nastąpiło bez jego winy.

 

Należy jednak pamiętać, że nie istnieje jeden uniwersalny schemat postępowania znajdujący zastosowanie w każdej sprawie dotyczącej nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika. Ocena zasadności rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia zawsze wymaga uwzględnienia okoliczności konkretnego przypadku, w szczególności przyczyn absencji, stopnia winy pracownika, podejmowanych przez pracodawcę działań wyjaśniających oraz prawidłowości procedury doręczenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy. Nie każda taka sprawa kończy się również sporem sądowym, ponieważ pracownik może nie skorzystać z prawa do wniesienia odwołania od rozwiązania umowy o pracę. Jeżeli jednak pracownik skorzysta z prawa do odwołania, ostateczna ocena wszystkich okoliczności należy do sądu pracy, który każdorazowo dokonuje jej indywidualnie na podstawie zgromadzonego materiału dowodowego.

Autorka: Marta Borkowska

 

 

 

 

Gdzie leży granica bezpiecznego wyjazdu podczas trwającego zwolnienia lekarskiego?

Od 13 kwietnia 2026 r. w polskim systemie ubezpieczeń społecznych zaszła istotna zmiana w podejściu do kontroli osób przebywających na zwolnieniach lekarskich. Nowelizacja przepisów odchodzi od dotychczasowego, restrykcyjnego pojęcia „wykorzystywania zwolnienia niezgodnie z jego celem” na rzecz bardziej precyzyjnego sformułowania: „podejmowanie aktywności niezgodnej z celem zwolnienia”. Zmiana ta ma kluczowe znaczenie dla osób, które rozważają wyjazd w trakcie rekonwalescencji.

Rewolucja w definicjach: Aktywność zamiast wykorzystywania

Wprowadzając nowe brzmienie art. 17 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (potocznie zwana ustawą zasiłkową), ustawodawca doprecyzował przesłanki utraty prawa do świadczenia. Obecnie ubezpieczony traci prawo do zasiłku za cały okres zwolnienia w dwóch przypadkach, gdy:

• wykonuje pracę zarobkową;

lub

• podejmuje aktywność niezgodną z celem zwolnienia, przez którą należy rozumieć wszelkie działania utrudniające lub wydłużające proces leczenia lub rekonwalescencję.

Co istotne, nowe przepisy precyzują, że za aktywność niezgodną z celem zwolnienia nie uważa się:

• zwykłych czynności życia codziennego, takich jak niezbędne wyjście po zakupy spożywcze, wizyta w aptece czy krótki spacer rehabilitacyjny;
• działań incydentalnych, których podjęcia w okresie choroby wymagają od ubezpieczonego istotne i uzasadnione okoliczności.

Wyjazd w trakcie trwającego zwolnienia lekarskiego: Czy zmiana otoczenia jest bezpieczna?

Zgodnie z aktualną wykładnią sama podróż lub zmiana miejsca pobytu w czasie zwolnienia nie jest prawnie zakazana. Prawo nie nakazuje chorym przebywania pod adresem zamieszkania, o ile zmiana miejsca pobytu nie utrudnia procesu leczenia. Konieczne jest jednak wskazanie adresu pobytu na czas zwolnienia lekarskiego, a w razie jego zmiany – zawiadomienie o tym ZUS oraz płatnika (pracodawcę) składek w terminie 3 dni od dnia zmiany.

Wyjazd może być w pełni uzasadniony m.in. wtedy gdy:

• służy rekonwalescencji lub rehabilitacji (np. wyjazd nad morze przy chorobach dróg oddechowych);
• ma na celu skorzystanie z opieki osób bliskich w innej miejscowości;
• jest pobytem w sanatorium lub placówce leczniczej.

W takich sytuacjach aktywność uważa się za zgodną z celem zwolnienia, a organ kontrolny musi rozpatrywać sprawę indywidualnie, biorąc pod uwagę rodzaj schorzenia oraz zalecenia lekarza prowadzącego.

Gdzie więc przebiega granica między wypoczynkiem a naruszeniem L4?

Ryzyko utraty świadczeń pojawia się w momencie, gdy zwolnienie lekarskie staje się okazją do typowego wypoczynku turystycznego. Za aktywność niezgodną z celem zwolnienia uznaje się działania, które mogą wydłużać okres powrotu do zdrowia, m.in. takie jak:

• intensywne zwiedzanie i wielogodzinne podróże;
• uprawianie sportów (np. trekking, nurkowanie, jazda na skuterach wodnych);
• udział w imprezach rozrywkowych lub towarzyskich.

Sądy wskazują, że jeśli ubezpieczony z powodu stanu zdrowia nie może pracować, nie powinien w tym czasie podejmować innej aktywności wymagającej podobnego lub większego wysiłku psychofizycznego. Wyjątkiem bywają sytuacje specyficzne, np. udział w zawodach sportowych przy chorobach o podłożu psychiatrycznym, jeśli lekarz uzna to za element terapii.

Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 12 sierpnia 2020 r. (sygn. I UK 361/19) wskazał, że ubezpieczony, który korzysta ze zwolnienia z powodu stanu zdrowia ograniczającego możliwość pracy, nie może w tym czasie podejmować innej działalności związanej z wysiłkiem, który podważałby sens tego zwolnienia. Oznacza to, że jeśli stan zdrowia nie pozwala na pracę, pacjent powinien unikać aktywności o podobnym lub wyższym stopniu obciążenia psychofizycznego.

Wyjątek dotyczący chorób psychiatrycznych wymaga jednak odrębnego podejścia. Specyficzne podejście do aktywności sportowej jako elementu terapii zostało potwierdzone w wyroku Sądu Okręgowego Warszawa-Praga w Warszawie z dnia 5 marca 2025 r. (sygn. VII Ua 24/24). Sąd uznał w nim, że udział w zawodach sportowych w okresie niezdolności do pracy z przyczyn psychiatrycznych nie musi automatycznie prowadzić do utraty prawa do świadczenia chorobowego, o ile taka aktywność jest zgodna z zaleceniami lekarza i służy procesowi leczenia.

Przykład praktyczny wyjazdu na Malediwy podczas L4 jako nadużycia zwolnienia

Pani Anita, zatrudniona jako specjalistka ds. reklamy, odpowiadała za realizację strategicznych projektów dla kluczowych klientów firmy, których finalizacja miała nastąpić w najbliższych tygodniach. W tym samym czasie pojawiła się wyjątkowo atrakcyjna cenowo oferta wyjazdu na Malediwy, dostępna wyłącznie w terminie kolidującym z jej obowiązkami zawodowymi. Pracownica miała świadomość, że nie posiada wystarczającej liczby dni urlopu wypoczynkowego, a pracodawca – ze względu na znaczenie prowadzonych projektów oraz konieczność zapewnienia ciągłości pracy – najprawdopodobniej nie zaakceptowałby jej nieobecności.

Jeszcze tego samego dnia zabukowała bilety lotnicze, a dzień przed planowanym wyjazdem uzyskała zwolnienie lekarskie obejmujące okres ośmiu dni. Następnego dnia udała się w podróż zagraniczną na Malediwy. W trakcie pobytu korzystała z typowych atrakcji wypoczynkowych – intensywnie plażowała, uczestniczyła w rejsie katamaranem, nurkowała, korzystała ze skuterów wodnych oraz innych form aktywnego wypoczynku.

Jeżeli opisane okoliczności zostałyby ujawnione, a zgromadzony materiał dowodowy wskazywałby, że sposób spędzania czasu podczas zwolnienia pozostawał sprzeczny z jego celem, zachowanie Pani Anity mogłoby zostać zakwalifikowane jako podejmowanie aktywności niezgodnej z celem zwolnienia lekarskiego. W szczególności znaczenie miałby fakt, że wyjazd został zaplanowany tuż przed uzyskaniem zwolnienia (dowód: termin zakupienia biletów lotniczych), a zwolnienie wykorzystane jako sposób na pozyskanie dodatkowych dni przeznaczonych na wypoczynek, a nie odzyskanie zdolności do pracy.

W przedstawionych okolicznościach zachowanie pracownicy mogłoby wywołać konsekwencje zarówno na gruncie przepisów zasiłkowych, jak i w sferze prawa pracy.

Na gruncie przepisów zasiłkowych ZUS mógłby uznać, że ubezpieczona podejmowała aktywności niezgodne z celem zwolnienia, a tym samym pozbawić ją prawa do zasiłku za cały okres objęty kontrolowanym zwolnieniem. Jeżeli świadczenie zostałoby już wypłacone, mogłaby również powstać konieczność jego zwrotu na zasadach przewidzianych w przepisach ustawy zasiłkowej.

Z perspektywy prawa pracy opisane zachowanie mogłoby zostać ocenione jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, jeżeli ustalone okoliczności potwierdziłyby świadome wykorzystanie zwolnienia lekarskiego w celu innym niż odzyskanie zdolności do pracy. Szczególne znaczenie mogłoby mieć w tym przypadku naruszenie zasady lojalności wobec pracodawcy oraz utrata zaufania niezbędnego do prawidłowego wykonywania obowiązków na zajmowanym stanowisku. W zależności od całokształtu okoliczności sprawy takie zachowanie mogłoby uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52 Kodeksu pracy.

Potwierdzenie możliwości rozwiązania umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym (art. 52 Kodeksu pracy) za niewłaściwe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego znajdujemy w wyroku z dnia 11 czerwca 2003 r. (sygn. I PK 208/02). Sąd wskazał w nim, że wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego celem może być uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, szczególnie w sytuacji, gdy zachowanie pracownika prowadzi do nadużycia zaufania pracodawcy. Wprowadzone w 2026 roku zmiany w przepisach nie podważają tej zasady – świadome wykorzystanie L4 jako substytutu urlopu wypoczynkowego wciąż może stanowić podstawę do zwolnienia dyscyplinarnego.

Przykład praktyczny wyjazdu rekonwalescencyjnego podczas L4 – zmiana miejsca pobytu zgodna z celem zwolnienia

Pan Tomasz, zatrudniony jako kierownik działu sprzedaży, od kilku lat zmagał się z nawracającymi problemami układu oddechowego. Charakter jego pracy wymagał dużej dyspozycyjności, częstych spotkań z klientami, prowadzenia prezentacji oraz stałego kontaktu z zespołem. W okresie jesienno-zimowym jego stan zdrowia uległ pogorszeniu – pojawił się przewlekły kaszel, duszności oraz objawy wskazujące na nasilenie dolegliwości związanych z chorobą układu oddechowego. Lekarz prowadzący, po przeprowadzeniu badania, zalecił kilkunastodniową rekonwalescencję oraz ograniczenie kontaktu z czynnikami mogącymi pogarszać stan zdrowia.

Podczas wizyty lekarskiej Pan Tomasz wskazał, że na co dzień mieszka w dużym mieście, w którym występuje wysokie zanieczyszczenie powietrza, a jego mieszkanie znajduje się w pobliżu ruchliwej ulicy. Lekarz zasugerował czasową zmianę otoczenia na miejsce charakteryzujące się lepszą jakością powietrza i spokojniejszymi warunkami sprzyjającymi regeneracji organizmu. Z uwagi na możliwość pobytu u rodziny mieszkającej w miejscowości nadmorskiej Pan Tomasz zdecydował się na czas zwolnienia lekarskiego przenieść tam swoje miejsce pobytu.

Przed wyjazdem poinformował pracodawcę oraz ZUS o adresie, pod którym będzie przebywał w okresie zwolnienia. W trakcie pobytu nie podejmował żadnej pracy ani aktywności wymagającej wysiłku fizycznego. Jego codzienność ograniczała się do odpoczynku, krótkich spacerów dostosowanych do zaleceń lekarza, regularnego przyjmowania leków oraz korzystania z korzystniejszych warunków klimatycznych. Czas spędzał głównie na spokojnej rekonwalescencji, a zmiana otoczenia miała służyć poprawie jego stanu zdrowia i szybszemu powrotowi do pełnej sprawności.

W opisanych okolicznościach wyjazd Pana Tomasza nie miał charakteru turystycznego ani wypoczynkowego w rozumieniu typowego urlopu. Zmiana miejsca pobytu była elementem procesu leczenia i została podjęta w celu stworzenia warunków sprzyjających rekonwalescencji. Nie można więc uznać, że ubezpieczony podejmował aktywność niezgodną z celem zwolnienia. Przeciwnie – jego zachowanie pozostawało zgodne z celem zwolnienia lekarskiego, ponieważ służyło odzyskaniu zdolności do pracy.

W przypadku kontroli istotne znaczenie miałby całokształt okoliczności, w szczególności dokumentacja medyczna, zalecenia lekarza, charakter choroby oraz sposób spędzania czasu w okresie niezdolności do pracy. Sama zmiana miejsca pobytu nie stanowi naruszenia zasad korzystania ze zwolnienia, jeżeli pozostaje uzasadniona stanem zdrowia i nie utrudnia procesu leczenia.

Mechanizmy i zasady kontroli zwolnień lekarskich od 2026 r.

W świetle nowych przepisów kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przestała być jedynie formalnością, a stała się realnym narzędziem weryfikacji postaw ubezpieczonych. Zarówno ZUS, jak i płatnicy składek (pracodawcy), uprawnieni są do sprawdzania, czy aktywność chorego nie stoi w sprzeczności z procesem powrotu do zdrowia.

Jak przebiega kontrola w praktyce?

1. Weryfikacja miejsca pobytu: Kontrolerzy mogą zjawić się pod adresem wskazanym w zwolnieniu. Ubezpieczony ma obowiązek umożliwić przeprowadzenie takiej wizyty. Jeśli chory zmienił miejsce pobytu (np. wyjechał na rekonwalescencję do rodziny), musi o tym fakcie powiadomić ZUS i pracodawcę w nieprzekraczalnym terminie 3 dni.
2. Monitorowanie aktywności cyfrowej oraz dowody osobowe: Nowoczesna procedura kontrolna opiera się na analizie materiałów z mediów społecznościowych oraz wywiadach i zeznaniach świadków. Zdjęcia z wakacji, relacje z imprez czy dokumentacja uprawiania sportów w czasie L4 stanowią bezpośredni dowód podejmowania aktywności niezgodnej z celem zwolnienia. Należy jednak zaznaczyć, że nie każde zamieszczone w sieci zdjęcie automatycznie przesądza o naruszeniu zasad.
3. Indywidualna ocena medyczna: Każdy przypadek jest rozpatrywany indywidualnie. Kluczowe znaczenie ma to, czy dana czynność (np. wyjazd nad morze) została zalecona przez lekarza jako element terapii, czy jest jedynie formą turystyki.

 

Ważne! Ubezpieczony ma obowiązek umożliwić przeprowadzenie kontroli, a unikanie jej (np. niepodanie aktualnego adresu pobytu) może skutkować utratą prawa do świadczeń za cały okres zwolnienia.

Nowe przepisy, obowiązujące od 13 kwietnia 2026 r., stawiają na indywidualną ocenę każdej sprawy oraz zdrowy rozsądek, co oznacza, że sama podróż lub zmiana miejsca pobytu w trakcie orzeczonej niezdolności do pracy nie jest prawnie zakazana. Wyjazd rekonwalescencyjny, rehabilitacyjny czy pobyt w sanatorium jest dopuszczalny i bezpieczny, o ile podejmowana aktywność realnie służy powrotowi do zdrowia i nie wykracza poza ramy procesu leczenia. Ryzyko pojawia się w momencie, gdy aktywność ubezpieczonego przybiera formę aktywnej turystyki, co obiektywnie podważa zasadność wystawionego zwolnienia i może zostać uznane za aktywność niezgodną z jego celem.

Dla zapewnienia sobie pełnego bezpieczeństwa i uniknięcia wątpliwości podczas kontroli warto każdorazowo dysponować zaleceniem lekarskim, które wskazuje na medyczne korzyści płynące ze zmiany klimatu lub otoczenia w danej jednostce chorobowej. Należy jednak stanowczo podkreślić, że zwolnienie lekarskie w żadnym wypadku nie może być traktowane jako substytut, alternatywa czy sprytny sposób na zastąpienie urlopu wypoczynkowego. Świadome wykorzystanie L4 do realizacji prywatnych planów wyjazdowych, zwłaszcza w celu obejścia odmowy udzielenia urlopu przez pracodawcę, może zostać zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, jeżeli okoliczności sprawy wykażą zawinione nadużycie zwolnienia. Takie nadużycie zaufania i działanie na szkodę zakładu pracy może niekiedy stanowić podstawę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

 

Autorka: Marta Borkowska

Wysokie temperatury w miejscu pracy to nie tylko kwestia komfortu osób zatrudnionych, ale przede wszystkim realne wyzwanie w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy. W okresie letnim regularnie powracają pytania o maksymalną dopuszczalną temperaturę, obowiązek zapewnienia napojów czy możliwość skrócenia czasu pracy. Co w tej kwestii mówią obowiązujące przepisy i jak powinna wyglądać ich realizacja?

Temperatura w pomieszczeniach – czy istnieje górna granica?

Aktualne przepisy nie określają jednoznacznie maksymalnej temperatury, jaka może panować w pomieszczeniach pracy. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów BHP precyzuje jedynie normy minimalne:

• 18°C – przy lekkiej pracy fizycznej oraz pracy biurowej;
• 14°C – w pozostałych pomieszczeniach, chyba że względy technologiczne wymagają niższych wartości.

Brak określenia maksymalnej temperatury nie daje jednak pracodawcy pełnej dowolności. Zgodnie z art. 207 § 2 Kodeksu pracy, to na zatrudniającym spoczywa pełna odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy oraz obowiązek ochrony zdrowia i życia pracowników poprzez zapewnienie im bezpiecznych warunków. Wymusza to podejmowanie realnych kroków ograniczających skutki upałów, jeśli mogą one zagrażać dobrostanowi załogi.

Należy przy tym pamiętać o szczególnej ochronie pracowników młodocianych. W ich przypadku normy są sztywne: nie wolno im pracować w pomieszczeniach, gdzie temperatura przekracza 30°C, a wilgotność powietrza wynosi więcej niż 65%.

Woda to nie dobra wola pracodawcy, tylko jego obowiązek

Gdy temperatura rośnie, zapewnienie pracownikom napojów często bywa traktowane jako gest dobrej woli albo dodatkowy benefit. Tymczasem przepisy nie pozostawiają tu miejsca na dowolność. W określonych warunkach pracodawca ma bezwzględny obowiązek zapewnić pracownikom bezpłatne napoje. Ich celem jest nie tylko poprawa komfortu pracy, ale przede wszystkim ochrona zdrowia poprzez ograniczenie ryzyka odwodnienia i nadmiernego obciążenia organizmu wysoką temperaturą.

Podstawę prawną stanowi § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy:

„Pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy.”

Szczegółowe zasady określa natomiast rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, które wskazuje m.in. progi temperatury obligujące do ich zapewnienia:

• 28°C – wewnątrz pomieszczeń biurowych i produkcyjnych;
• 25°C – przy pracach wykonywanych na otwartej przestrzeni.

W doborze asortymentu kluczowe jest, aby napoje skutecznie nawadniały, były bezpieczne pod względem higienicznym i dopasowane do wysiłku fizycznego. Choć podstawą jest zazwyczaj woda, przy dużym obciążeniu i uciążliwych warunkach, rekomenduje się podawanie płynów wzbogaconych o sole mineralne i witaminy.

Dostarczenie napojów nie może być jedynie formalnością. Ustawodawca wymaga, aby pracownicy mieli rzeczywisty, łatwy i nieprzerwany dostęp do płynów przez całą zmianę. Wiąże się to z konkretnymi wymogami organizacyjnymi:

• Punkty z napojami powinny znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie stanowisk pracy, w odległości nie większej niż 75 metrów.
• Niedopuszczalne jest tworzenie tylko jednego punktu poboru (np. dystrybutora) na dużej hali, co zmuszałoby pracowników do dalekich wypraw po wodę.
• Dostęp do płynów nie może powodować konieczności długiego opuszczania stanowiska pracy ani istotnych przerw w jej toku.
• Zapas napojów musi być stale uzupełniany.

 

Ważne zastrzeżenie: Obowiązek ten ma charakter świadczenia rzeczowego. Oznacza to, że nie można go zastąpić wypłatą ekwiwalentu pieniężnego ani refundacją kosztów zakupu wody przez pracownika. Celem przepisów jest realne nawodnienie organizmu w czasie pracy, a nie finansowa rekompensata.

Organizacja czasu pracy w trakcie fali gorąca

Choć prawo nie nakłada odgórnego obowiązku skracania dnia pracy w upalne dni, pracodawca – realizując zapisy art. 207 Kodeksu pracy – może i powinien rozważyć rozwiązania organizacyjne poprawiające bezpieczeństwo. Do najczęściej stosowanych narzędzi należą:

• Przesunięcie godzin pracy na wcześniejszą godzinę;
• Unikanie najcięższych prac w godzinach najsilniejszego nasłonecznienia;
• Wprowadzanie dodatkowych, regeneracyjnych przerw;
• Umożliwienie pracy zdalnej;
• Podjęcie decyzji o skróceniu czasu pracy.

 

Wynagrodzenie a skrócenie czasu pracy z powodu upałów

Choć przepisy nie regulują tej kwestii wprost, w praktyce podstawy prawnej dla zachowania prawa do wynagrodzenia w przypadku skrócenia czasu pracy z powodu upałów upatruje się najczęściej w art. 81 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim, za czas niewykonywania pracy z przyczyn dotyczących pracodawcy (przy gotowości pracownika do jej świadczenia), przysługuje wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania.

W większości przypadków pracownik zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia, ponieważ posiada ustaloną stawkę miesięczną lub godzinową. Obniżenie wynagrodzenia do poziomu 60% jest dopuszczalne jedynie w rzadkich sytuacjach, gdy taki stały składnik nie został wyodrębniony (np. przy systemach czysto akordowych).

Jeżeli skrócenie czasu pracy następuje z inicjatywy pracodawcy w celu zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, co do zasady nie powinno powodować uszczerbku w wynagrodzeniu pracownika.

Czy pracownik może odmówić pracy podczas upałów?

Sama wysoka temperatura nie oznacza automatycznie, że pracownik może odmówić wykonywania obowiązków. Prawo do powstrzymania się od pracy przewidziane w art. 210 Kodeksu pracy dotyczy sytuacji, w których warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo innych osób.

Oceniając, czy takie zagrożenie występuje, należy uwzględnić całokształt warunków wykonywania pracy, w szczególności temperaturę i wilgotność powietrza, możliwość schłodzenia organizmu, dostęp do wentylacji lub klimatyzacji, rodzaj wykonywanych czynności, intensywność wysiłku oraz stan zdrowia i indywidualne uwarunkowania pracownika. W praktyce sytuacje uzasadniające skorzystanie z tego uprawnienia będą częściej dotyczyć ciężkich prac fizycznych wykonywanych na otwartej przestrzeni niż typowej pracy biurowej.

Pracownik, który zdecyduje się skorzystać z prawa do powstrzymania się od wykonywania pracy na podstawie art. 210 Kodeksu pracy, powinien niezwłocznie poinformować o tym swojego przełożonego. Uprawnienie to nie oznacza jednak dowolnego odstąpienia od obowiązków pracowniczych, lecz stanowi zabezpieczenie na wypadek rzeczywistego zagrożenia dla zdrowia lub życia.

Podsumowanie i dobre praktyki

Choć przepisy pozostawiają pewną swobodę w organizacji pracy, odpowiedzialność za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy pozostaje podstawowym obowiązkiem pracodawcy. Skuteczne zarządzanie zespołem w czasie upałów wymaga nie tylko reagowania na zagrożenia, ale także podejmowania działań profilaktycznych.

W praktyce warto:

• systematycznie monitorować temperaturę w pomieszczeniach pracy i reagować na jej przekroczenia;
• zapewnić pracownikom stały i nieograniczony dostęp do wystarczającej ilości chłodnej wody oraz – w przypadkach przewidzianych przepisami – napojów profilaktycznych;
• dbać o sprawność systemów klimatyzacji, wentylacji i innych rozwiązań poprawiających komfort pracy;
• dostosowywać organizację pracy, m.in. poprzez elastyczne godziny rozpoczęcia pracy oraz częstsze przerwy w razie występowania wysokich temperatur;
• otoczyć szczególną opieką osoby bardziej narażone na negatywne skutki upałów, w tym kobiety w ciąży, osoby starsze oraz pracowników z chorobami układu krążenia.

Działania wykraczające poza ustawowe minimum nie są wyłącznie przejawem troski o pracowników – stanowią również element odpowiedzialnego zarządzania organizacją. Ograniczenie ryzyka zasłabnięć, spadku wydajności czy absencji chorobowych wpływa pozytywnie zarówno na efektywność pracy, jak i wizerunek pracodawcy.

Pamiętaj o konsekwencjach!

Zapewnienie wody i bezpiecznych warunków pracy to obowiązek wynikający z przepisów prawa pracy. Zaniechanie tych obowiązków może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika i skutkować grzywną od 2 000 zł do 60 000 zł.

 

Autorka: Marta Borkowska

Prawo do urlopu jest „święte”, ale czy absolutne? Kiedy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy stanowi jedno z podstawowych praw pracowniczych, gwarantowanych zarówno przez Konstytucję RP, jak i przepisy Kodeksu pracy. Jego celem jest regeneracja sił pracownika, ochrona zdrowia oraz zapewnienie rzeczywistego odpoczynku od obowiązków zawodowych. Co do zasady pracownik, który rozpoczął urlop, powinien móc korzystać z niego w sposób niezakłócony.

Ustawodawca przewidział jednak sytuacje wyjątkowe, w których interes pracodawcy może uzasadniać przerwanie już rozpoczętego wypoczynku. W takich przypadkach pracodawca może odwołać pracownika z urlopu. Uprawnienie to zostało jednak uzależnione od spełnienia ściśle określonych warunków, a jego nadużywanie może prowadzić do sporów pracowniczych oraz odpowiedzialności odszkodowawczej.

Urlop wypoczynkowy jako niezbywalne prawo pracownika

Prawo do urlopu wypoczynkowego ma charakter powszechny i niezbywalny. Oznacza to, że każdy pracownik zatrudniony na podstawie stosunku pracy ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego.

Niezbywalność prawa do urlopu oznacza przede wszystkim, że pracownik nie może skutecznie zrzec się prawa do wypoczynku ani zastąpić go innym świadczeniem. Wyjątek stanowi jedynie ekwiwalent pieniężny wypłacany przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, gdy wykorzystanie urlopu w naturze nie jest już możliwe.

W orzecznictwie oraz doktrynie prawa pracy podkreśla się, że urlop nie jest przywilejem przyznawanym przez pracodawcę, lecz ustawowo gwarantowanym prawem służącym ochronie zdrowia i bezpieczeństwa pracownika.

Odwołanie z urlopu – wyjątek od zasady niezakłóconego wypoczynku

Możliwość odwołania pracownika z urlopu została uregulowana w art. 167 § 1 Kodeksu pracy.

Zgodnie z tym przepisem pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wyłącznie wtedy, gdy:

• obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna,
• wystąpiły okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Obie przesłanki muszą zostać spełnione łącznie.

Oznacza to, że sam fakt wystąpienia trudności organizacyjnych czy zwiększonej liczby zadań nie jest jeszcze wystarczającym uzasadnieniem do odwołania pracownika z wypoczynku. Pracodawca powinien wykazać, że zaistniała sytuacja była wyjątkowa, nie mogła zostać wcześniej przewidziana oraz że nie istnieje realna możliwość zastąpienia pracownika inną osobą.

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 marca 2017 r. (sygn. akt II PK 26/16) potwierdził, że ocena „niezbędności” należy do pracodawcy, jednak sytuacja ta musi być obiektywnie niemożliwa do przewidzenia w momencie sporządzania planu urlopów.

W jaki sposób odwołać pracownika z urlopu?

Przepisy Kodeksu pracy nie określają formy, w jakiej pracodawca powinien odwołać pracownika z urlopu. W konsekwencji może to nastąpić przy wykorzystaniu przyjętych w organizacji sposobów komunikacji, pod warunkiem że umożliwiają one skuteczne przekazanie informacji o konieczności powrotu do pracy. Najczęściej stosowane są:

• wiadomość e-mail,
• wiadomość SMS,
• komunikator służbowy,
• rozmowa telefoniczna,
• wyjątkowo także pismo doręczone osobiście lub przesłane pocztą.

Odwołanie powinno być jednoznaczne i wskazywać konieczność stawienia się do pracy, a także wskazać przyczynę odwołania z urlopu.

Przykład praktyczny: Brak skutecznego kontaktu i jego następstwa.

Pracownik działu IT wykorzystuje dwutygodniowy urlop wypoczynkowy. W tym czasie wyjeżdża z rodziną za granicę i zgodnie z przyjętą praktyką firmy wyłącza służbowy laptop oraz nie korzysta ze służbowych narzędzi komunikacyjnych.

Trzeciego dnia jego nieobecności dochodzi do poważnej awarii systemu informatycznego, która zagraża ciągłości działania przedsiębiorstwa. Pracodawca uznaje, że obecność pracownika jest niezbędna do usunięcia problemu, ponieważ tylko on jest w stanie usunąć powstałą awarię.

Kierownik wysyła więc do pracownika wiadomość za pośrednictwem służbowego komunikatora z poleceniem natychmiastowego stawienia się w pracy następnego dnia. Nie podejmuje jednak żadnych innych prób kontaktu – nie dzwoni, nie wysyła wiadomości SMS ani e-maila na adres prywatny pracownika.

Problem polega na tym, że obowiązujące w organizacji procedury wyraźnie wskazują, iż podczas urlopu pracownicy nie mają obowiązku monitorowania służbowej poczty elektronicznej, komunikatorów ani odbierania służbowych połączeń. Co więcej, pracodawca regularnie podkreśla w komunikacji wewnętrznej znaczenie prawa do odpoczynku i respektowania zasady „bycia offline” podczas urlopu.

Pracownik nie odczytuje wiadomości, nie stawia się w pracy i zgodnie z planem wraca z urlopu po dwóch tygodniach.

Czy w takiej sytuacji pracodawca może wyciągnąć wobec niego konsekwencje?

Ocena zależy od tego, czy pracodawca podjął realne działania umożliwiające zapoznanie się z treścią wiadomości. Samo wysłanie wiadomości na służbowym komunikatorze nie oznacza jeszcze skutecznego odwołania z urlopu. Kluczowe znaczenie ma bowiem nie fakt wysłania komunikatu, lecz możliwość zapoznania się przez pracownika z jego treścią.

Skoro pracownik nie miał obowiązku monitorowania służbowych kanałów komunikacji podczas urlopu, a pracodawca nie podjął żadnych innych działań zmierzających do nawiązania kontaktu, trudno byłoby wykazać, że odwołanie z urlopu stało się skuteczne. W konsekwencji nieobecność pracownika nie powinna zostać uznana za naruszenie obowiązków pracowniczych.

W takiej sytuacji zastosowanie kary porządkowej, obniżenie premii z powodu niestawienia się do pracy czy próba przypisania pracownikowi odpowiedzialności za skutki awarii mogłyby zostać skutecznie zakwestionowane.

Odmiennie należałoby ocenić sytuację, gdyby pracownik odczytał wiadomość, potwierdził jej odbiór lub odpowiedział na nią. W takim przypadku można byłoby przyjąć, że uzyskał informację o odwołaniu z urlopu. Jeżeli jednocześnie zostały spełnione ustawowe przesłanki odwołania, tj. wystąpiły nieprzewidziane okoliczności wymagające jego obecności w pracy, pracownik powinien podjąć działania zmierzające do powrotu. Zignorowanie takiego polecenia mogłoby zostać uznane za naruszenie obowiązków pracowniczych.

Przykład ten pokazuje, że ocena zgodności z prawem odwołania pracownika z urlopu wymaga analizy dwóch odrębnych kwestii. Po pierwsze, należy ustalić, czy rzeczywiście wystąpiły nieprzewidziane okoliczności uzasadniające konieczność przerwania wypoczynku oraz czy obecność konkretnego pracownika była niezbędna. Po drugie, konieczne jest zweryfikowanie, czy informacja o odwołaniu została skutecznie przekazana pracownikowi, a więc czy miał on realną możliwość zapoznania się z jej treścią.

W praktyce oba te elementy mają równie istotne znaczenie. Nawet wystąpienie nadzwyczajnych okoliczności uzasadniających odwołanie z urlopu nie będzie wystarczające, jeżeli pracodawca nie będzie w stanie wykazać, że skutecznie poinformował pracownika o konieczności powrotu do pracy. Z kolei samo skuteczne przekazanie informacji nie legalizuje odwołania, jeżeli nie zostały spełnione ustawowe przesłanki określone w Kodeksie pracy.

Czy pracownik może odmówić powrotu z urlopu?

Jeżeli odwołanie zostało dokonane zgodnie z przepisami, pracownik ma obowiązek podporządkować się poleceniu pracodawcy.

Bezzasadna odmowa powrotu do pracy może zostać potraktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych i prowadzić do konsekwencji porządkowych, a w skrajnych przypadkach nawet do rozwiązania umowy o pracę.

Przykład praktyczny: Odmowa mimo skutecznego powiadomienia i jej następstwa

Pracownik zatrudniony na stanowisku kierownika projektu w firmie produkcyjnej przebywał na dwutygodniowym urlopie wypoczynkowym w Hiszpanii. W trakcie jego nieobecności doszło do nagłej awarii linii produkcyjnej obsługującej kluczowego kontrahenta spółki. Awaria spowodowała wstrzymanie produkcji i groziła niewykonaniem zamówienia o znacznej wartości.

Pracodawca ustalił, że jedynie ten pracownik posiada pełną wiedzę dotyczącą wdrażanego projektu oraz bieżących ustaleń technicznych z kontrahentem. Jednocześnie sytuacja była nieprzewidywalna – w chwili rozpoczynania urlopu nic nie wskazywało na możliwość wystąpienia awarii.

W związku z tym pracodawca podjął decyzję o odwołaniu pracownika z urlopu. Najpierw skontaktował się z nim telefonicznie, a następnie przesłał wiadomość SMS oraz wiadomość e-mail zawierające informację o konieczności stawienia się w pracy, przyczynie odwołania oraz proponowanym terminie powrotu.

Pracownik przesłał odpowiedź e-mail, w której poinformował, że przebywa poza granicami kraju, korzysta z wcześniej zaplanowanego wypoczynku i nie zamierza przerywać urlopu. Wskazał również, że bilety lotnicze oraz pobyt zostały opłacone z dużym wyprzedzeniem, a on sam uważa, że pracodawca powinien poradzić sobie z problemem bez jego udziału.

Mimo ponownej prośby ze strony pracodawcy pracownik podtrzymał swoją decyzję i nie stawił się do pracy. Do zakładu wrócił dopiero po zakończeniu zaplanowanego urlopu.

W związku z koniecznością zorganizowania zastępstwa pracodawca podjął próbę zapewnienia ciągłości realizacji zadań, jednak zanim udało się znaleźć osobę zdolną do przejęcia obowiązków, nie doszło do terminowego wykonania kluczowych działań operacyjnych, co skutkowało nałożeniem na spółkę kar finansowych za niewywiązanie się z zobowiązań wobec kontrahenta.

Po powrocie pracodawca przeprowadził postępowanie wyjaśniające i nałożył na pracownika karę porządkową, uznając, że odmówił wykonania polecenia służbowego wydanego zgodnie z przepisami prawa pracy. W uzasadnieniu wskazano, że zostały spełnione wszystkie ustawowe przesłanki odwołania z urlopu: wystąpiły nieprzewidziane okoliczności, obecność pracownika była niezbędna, a informacja o odwołaniu została skutecznie mu przekazana.

Pracownik złożył sprzeciw od nałożonej kary, argumentując, że przebywał za granicą, poniósł istotne koszty związane z wcześniej zaplanowanym wyjazdem oraz korzystał z przysługującego mu prawa do wypoczynku. Podnosił również, że odwołanie z urlopu stanowi daleko idącą ingerencję w jego sferę prywatną i prawo do nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca nie uwzględnił sprzeciwu. Wskazał, że prawo do urlopu, choć podlega szczególnej ochronie, nie ma charakteru absolutnego. Skoro ustawowe przesłanki odwołania z urlopu zostały spełnione, a pracownik skutecznie otrzymał informację o konieczności powrotu do pracy i świadomie odmówił wykonania polecenia, jego zachowanie należało ocenić jako naruszenie obowiązków pracowniczych. W konsekwencji pracodawca miał podstawy do zastosowania kary porządkowej, ponieważ pracownik był zobowiązany do powrotu do pracy.

Kontrowersyjna pozostaje jednak kwestia, czy pracownik ma w ogóle obowiązek kontrolować kanały komunikacji na urlopie. Należy pamiętać, że odwołanie staje się skuteczne dopiero wtedy, gdy pracownik może realnie zapoznać się z jego treścią.

W doktrynie i orzecznictwie dominuje pogląd, zgodnie z którym pracownik nie jest zobowiązany do pozostawania w stałej dyspozycji pracodawcy podczas urlopu ani do kontrolowania służbowych narzędzi komunikacji. Podkreśla się, że prawo do wypoczynku obejmuje realne odłączenie się od obowiązków zawodowych. W tym zakresie istotne znaczenie ma wyrok Sądu Najwyższego z 8 marca 2017 r. (II PK 26/16), w którym zaakcentowano, że brak reakcji pracownika na komunikat wysłany na numer prywatny – jeśli pracownik nie miał obowiązku jego monitorowania – nie może być traktowany jako skuteczne doręczenie informacji o odwołaniu z urlopu. Oznacza to, że odwołanie z urlopu staje się skuteczne dopiero w momencie, w którym pracownik ma realną możliwość zapoznania się z jego treścią.

W przypadku sporu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą co do zasadności odwołania z urlopu oraz skutków odmowy powrotu do pracy przez pracownika, możliwe jest skierowanie sprawy do sądu pracy.

Kto ponosi koszty odwołania z urlopu?

Pracodawca odwołujący pracownika z urlopu musi liczyć się z obowiązkiem pokrycia kosztów, które pozostają w bezpośrednim związku z koniecznością wcześniejszego zakończenia wypoczynku.

Zgodnie z art. 167 § 2 Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Pracownik musi jednak udokumentować poniesione wydatki (rachunki, faktury, potwierdzenia przelewów). Pracodawca nie wypłaca „ryczałtu” za odwołanie, lecz zwraca realnie poniesione i udowodnione straty.

Mogą to być przykładowo:

• koszty wcześniejszego powrotu pracownika do miejsca pracy,
• niewykorzystane opłaty za pobyt hotelowy,
• koszty anulowanych rezerwacji,
• opłaty za zmianę terminów przelotów lub przejazdów,
• wydatki poniesione przez członków rodziny, jeżeli ich wcześniejszy powrót był konieczny z uwagi na odwołanie pracownika.

 

Uwaga!

Pracodawca nie ma obowiązku pokrywania kosztów, które mają charakter pośredni lub nie wynikają bezpośrednio z konieczności wcześniejszego powrotu z urlopu, np. opłat za niewykorzystane bilety na wydarzenia kulturalne (koncert, spektakl teatralny) czy wycieczki fakultatywne wykupione w miejscu wypoczynku. Takie wydatki nie są niezbędne do realizacji powrotu pracownika do pracy i nie pozostają w bezpośrednim związku przyczynowym z odwołaniem z urlopu, dlatego nie podlegają zwrotowi na podstawie art. 167 § 2 Kodeksu pracy.

Co dzieje się z niewykorzystaną częścią urlopu?

Odwołanie z urlopu nie powoduje utraty niewykorzystanych dni urlopowych.

Część urlopu, której pracownik nie zdążył wykorzystać z powodu konieczności powrotu do pracy, powinna zostać udzielona w późniejszym terminie uzgodnionym zgodnie z zasadami wynikającymi z Kodeksu pracy.

Pracodawca nie może traktować odwołania z urlopu jako definitywnego zakończenia prawa do pozostałej części wypoczynku.

Choć przepisy przewidują możliwość odwołania pracownika z urlopu, organizacje powinny traktować to rozwiązanie jako środek absolutnie wyjątkowy. Częste korzystanie z tego uprawnienia może negatywnie wpływać na dobrostan pracowników, poziom zaangażowania oraz zaufanie do pracodawcy. W nowoczesnym HR szczególnego znaczenia nabierają działania ograniczające ryzyko takich sytuacji, w tym:

• odpowiednie planowanie sukcesji i zastępstw,
• dokumentowanie kluczowych procesów,
• dywersyfikacja kompetencji w zespołach,
• tworzenie planów ciągłości działania,
• ograniczanie zależności organizacji od pojedynczych ekspertów.

 

Odwołanie pracownika z urlopu stanowi wyjątek od fundamentalnej zasady prawa pracy, zgodnie z którą urlop ma służyć rzeczywistemu i niezakłóconemu wypoczynkowi. Pracodawca może skorzystać z tego uprawnienia jedynie w sytuacjach nadzwyczajnych, których nie mógł przewidzieć w chwili rozpoczęcia urlopu i które wymagają osobistej obecności konkretnego pracownika.

Jednocześnie decyzja o odwołaniu uruchamia po stronie pracodawcy obowiązek pokrycia kosztów pozostających w bezpośrednim związku z przerwaniem wypoczynku oraz zapewnienia pracownikowi możliwości wykorzystania niewykorzystanej części urlopu w późniejszym terminie. Z perspektywy organizacyjnej i HR jest to instrument awaryjny, który powinien być stosowany wyłącznie wtedy, gdy nie istnieją inne, mniej ingerujące w prawa pracownika rozwiązania.

Zanim podejmiesz decyzję o odwołaniu pracownika z urlopu, przeprowadź krytyczną analizę pięciu filarów:

Filar Prawny: Obiektywna nieprzewidywalność (art. 167 § 1 Kodeksu pracy)

Czy sytuacja, która wystąpiła, była całkowicie niemożliwa do przewidzenia w momencie zatwierdzania wniosku urlopowego?

Jeśli awaria wynika z wielomiesięcznych zaniedbań lub termin projektu był znany od dawna, odwołanie może zostać uznane za bezzasadne i obciążyć pracodawcę ryzykiem odszkodowawczym

Filar Organizacyjny: Absolutna niezbędność obecności

Czy zadanie wymaga osobistej obecności tego konkretnego pracownika (np. unikalne kompetencje, dostępy), czy może zostać wykonane przez inny zespół lub odroczone bez krytycznej szkody dla firmy?

Nowoczesny HR sugeruje, że konieczność odwołania to sygnał do rewizji planów sukcesji i dywersyfikacji kompetencji w zespole.

Filar Komunikacyjny: Skuteczność doręczenia i „prawo do odłączenia”

Czy masz pewność, że pracownik odebrał i zrozumiał polecenie? Samo wysłanie wiadomości przez komunikator lub e-mail nie oznacza jeszcze skutecznego odwołania pracownika z urlopu, jeżeli nie ma pewności, że informacja do niego dotarła.

Respektuj zasadę bycia offline. Pracownik nie ma obowiązku monitorowania służbowych narzędzi na urlopie, a brak reakcji na kontakt (szczególnie prywatny) nie może być podstawą do wyciągnięcia konsekwencji służbowych.

Filar Finansowy: Pełna refundacja kosztów (art. 167 § 2 Kodeksu pracy)

Czy budżet działu jest gotowy na pokrycie wszystkich udokumentowanych kosztów bezpośrednich (bilety, hotele, opłaty manipulacyjne), w tym także uzasadnionych wydatków poniesionych przez członków rodziny pracownika, jeżeli pozostają one w bezpośrednim związku z koniecznością wcześniejszego powrotu pracownika z urlopu?

Pamiętaj, że taki zwrot kosztów jest dla pracownika obojętny podatkowo (nie stanowi przychodu i nie podlega ozusowaniu), co warto zaznaczyć w komunikacji z pracownikiem, by zminimalizować jego stres finansowy.

Filar Strategiczny: Zaufanie i wizerunek pracodawcy

Jakie będą długofalowe skutki tej decyzji dla zaangażowania pracowników, atmosfery pracy oraz postrzegania pracodawcy?

Odwołanie z urlopu powinno pozostawać rozwiązaniem stosowanym wyłącznie w sytuacjach wyjątkowych. Nawet jeśli jest zgodne z prawem, może negatywnie wpływać na poczucie bezpieczeństwa pracowników, osłabiać zaufanie do pracodawcy oraz obniżać poziom zaangażowania zespołu. Przed podjęciem decyzji warto ocenić, czy korzyści wynikające z natychmiastowego powrotu pracownika rzeczywiście przewyższają potencjalne koszty organizacyjne i wizerunkowe.

 

Autorka: Marta Borkowska

 

 

Z okazji zbliżającego się Dnia Ojca warto przypomnieć, że obowiązujące przepisy prawa pracy coraz szerzej wspierają aktywne uczestnictwo ojców w wychowywaniu dzieci. W ostatnich latach ustawodawca konsekwentnie wprowadza rozwiązania umożliwiające godzenie obowiązków zawodowych z rodzinnymi, wzmacniając pozycję ojców jako równorzędnych opiekunów dziecka. Dla pracodawców oraz specjalistów działów kadr znajomość tych regulacji ma istotne znaczenie zarówno z perspektywy prawidłowego stosowania przepisów, jak i budowania przyjaznego środowiska pracy.

Przepisy te przekładają się na szereg konkretnych uprawnień pracowniczych, które wspierają ojców zarówno w pierwszych miesiącach po narodzinach dziecka, jak i na kolejnych etapach jego wychowywania. Obejmują one nie tylko różne rodzaje urlopów związanych z rodzicielstwem, lecz także zwolnienia od pracy, elastyczne formy organizacji czasu pracy oraz szczególną ochronę zatrudnienia.

Urlop ojcowski – indywidualne uprawnienie pracownika-ojca

Jednym z najbardziej charakterystycznych uprawnień jest urlop ojcowski, który przysługuje wyłącznie ojcu wychowującemu dziecko. W przeciwieństwie do innych uprawnień związanych z rodzicielstwem nie może on zostać przeniesiony na matkę dziecka ani wykorzystany przez innego członka rodziny.

Urlop ojcowski wynosi do 2 tygodni i może zostać wykorzystany do ukończenia przez dziecko 12. miesiąca życia. W przypadku przysposobienia dziecka termin ten wynosi 12 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia o przysposobieniu, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 14. roku życia. Pracownik może wykorzystać urlop jednorazowo albo podzielić go na 2 części, z których każda musi trwać co najmniej tydzień. Istotne jest również to, że pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika złożony najpóźniej na 7 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu.

Podstawę prawną tego uprawnienia stanowi art. 182³ Kodeksu pracy.

Za czas przebywania na urlopie ojcowskim pracownikowi przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 100% podstawy wymiaru zasiłku.

Urlop okolicznościowy z tytułu urodzenia dziecka

Oprócz urlopu ojcowskiego pracownikowi przysługuje również urlop okolicznościowy związany z narodzinami dziecka. Jest to dodatkowe zwolnienie od pracy, za które pracownik zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia.

W przypadku urodzenia dziecka ojcu przysługują 2 dni robocze urlopu okolicznościowego. Co istotne, uprawnienie to jest niezależne od urlopu wypoczynkowego oraz innych urlopów związanych z rodzicielstwem.

Przepisy nie wskazują konkretnego terminu wykorzystania urlopu okolicznościowego. Oznacza to, że pracownik może skorzystać z niego m.in. w dniu porodu, bezpośrednio po powrocie dziecka do domu lub w innym terminie pozostającym w związku z narodzinami dziecka. Ważne jest jedynie zachowanie związku czasowego pomiędzy urlopem a wydarzeniem uzasadniającym jego udzielenie.

Aby otrzymać urlop okolicznościowy, pracownik powinien złożyć stosowny wniosek oraz przedstawić dokument potwierdzający narodziny dziecka. Po spełnieniu wymogów formalnych pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu.

Podstawę prawną stanowi § 15 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Urlop rodzicielski – obowiązkowa część dla każdego z rodziców

Istotną zmianą wprowadzoną w ostatnich latach było wyodrębnienie nieprzenaszalnej części urlopu rodzicielskiego dla każdego z rodziców. Obecnie całkowity wymiar urlopu rodzicielskiego wynosi 41 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie oraz 43 tygodnie przy porodzie mnogim.

Kluczowe znaczenie ma zasada 9 nieprzenaszalnych tygodni. Oznacza ona, że każdemu z rodziców przysługuje wyłączne prawo do wykorzystania części urlopu rodzicielskiego w wymiarze 9 tygodni. Za okres tych 9 tygodni nieprzenaszalnej części urlopu rodzicielskiego ojcu przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku. Jeżeli ojciec nie zdecyduje się skorzystać z tego uprawnienia, niewykorzystana część przepada i nie może zostać przejęta przez matkę dziecka.

Przepisy przewidują również możliwość łączenia urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, maksymalnie do połowy pełnego wymiaru czasu pracy. W praktyce pozwala to na stopniowy powrót do aktywności zawodowej i jednocześnie wydłuża okres korzystania z urlopu nawet do 82 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka lub 86 tygodni przy porodzie mnogim.

Podstawę prawną stanowią art. 182¹^a oraz art. 182¹^f Kodeksu pracy.

Możliwość przejęcia części urlopu macierzyńskiego

Choć urlop macierzyński co do zasady przysługuje matce dziecka, przepisy przewidują sytuacje, w których z jego części może skorzystać ojciec wychowujący dziecko. Może on przejąć niewykorzystaną część urlopu macierzyńskiego, jeżeli matka dziecka zrezygnuje z pozostałej jego części po wykorzystaniu przez nią po porodzie co najmniej 14 tygodni tego urlopu.

Łączny wymiar urlopu wykorzystanego przez matkę i ojca nie może przekroczyć ogólnego wymiaru urlopu macierzyńskiego określonego w ustawie. Wymiar ten zależy od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie i wynosi:

• 20 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka;
• 31–37 tygodni – w przypadku porodu mnogiego.

 

Pracodawca jest obowiązany udzielić ojcu części urlopu macierzyńskiego na jego wniosek (złożony w postaci papierowej lub elektronicznej), który należy złożyć co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z tej części urlopu.

Kodeks pracy przewiduje sytuacje, w których ojciec może przejąć urlop macierzyński wcześniej, tj. po wykorzystaniu przez matkę co najmniej 8 tygodni urlopu po porodzie. Dotyczy to następujących przypadków:

• Niezdolność matki do samodzielnej egzystencji – jeżeli matka posiada orzeczenie o niezdolności do samodzielnej egzystencji, może zrezygnować z pozostałej części urlopu po wykorzystaniu co najmniej 8 tygodni po porodzie, a niewykorzystaną część przejmuje ojciec.
• Hospitalizacja matki – jeżeli stan zdrowia matki wymaga pobytu w szpitalu uniemożliwiającego jej sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem, może ona przerwać urlop macierzyński po wykorzystaniu co najmniej 8 tygodni po porodzie. W takim przypadku pozostałą część urlopu na czas hospitalizacji przejmuje ojciec.
• Porzucenie dziecka – w razie porzucenia dziecka przez matkę w trakcie urlopu macierzyńskiego ojciec ma prawo do części urlopu przypadającej po dniu porzucenia, jednak nie wcześniej niż po wykorzystaniu przez matkę co najmniej 8 tygodni urlopu po porodzie.

 

Szczególna sytuacja – zgon matki

W przypadku śmierci matki w trakcie urlopu macierzyńskiego (lub ubezpieczonej matki pobierającej zasiłek macierzyński) ojcu dziecka przysługuje prawo do niewykorzystanej części urlopu macierzyńskiego przypadającej po dniu jej śmierci. W tej sytuacji ojciec przejmuje uprawnienie niezależnie od tego, ile tygodni urlopu matka wykorzystała przed zgonem.

Uwaga: Uprawnienie do przejęcia niewykorzystanej części urlopu macierzyńskiego przysługuje ojcu będącemu pracownikiem lub ubezpieczonemu ojcu dziecka, który przerwał działalność zarobkową w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem.

Podstawę prawną stanowi art. 180 Kodeksu pracy.

Zwolnienie od pracy na opiekę nad dzieckiem

Wśród często wykorzystywanych uprawnień znajduje się także zwolnienie od pracy na opiekę nad dzieckiem, potocznie określane jako „dni opieki”. Przysługuje ono pracownikowi wychowującemu co najmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat.

W każdym roku kalendarzowym pracownik może skorzystać z dwóch dni lub 16 godzin takiego zwolnienia, zachowując prawo do pełnego wynagrodzenia. Jeżeli oboje rodzice pozostają w zatrudnieniu, uprawnienie to może być wykorzystywane przez jednego z nich albo podzielone pomiędzy oboje rodziców zgodnie z ich decyzją.

Uwaga!

Uprawnienie to wygasa z dniem, w którym dziecko kończy 14 lat.

Podstawę prawną stanowi art. 188 Kodeksu pracy.

Elastyczna organizacja pracy i praca zdalna

Nowelizacje Kodeksu pracy wdrażające rozwiązania work-life balance znacząco rozszerzyły możliwości dostosowania organizacji pracy do potrzeb rodziców.

Pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia może wystąpić z wnioskiem o zastosowanie elastycznej organizacji pracy. W zależności od charakteru wykonywanych obowiązków może to obejmować między innymi pracę zdalną, ruchomy czas pracy, indywidualny rozkład czasu pracy czy obniżenie wymiaru etatu. Pracodawca jest zobowiązany rozpatrzyć taki wniosek, uwzględniając zarówno potrzeby pracownika, jak i potrzeby organizacyjne przedsiębiorstwa.

Szczególne uprawnienie dotyczy także pracowników wychowujących dzieci do ukończenia przez nie 4. roku życia. W przypadku złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej pracodawca co do zasady powinien go uwzględnić, chyba że charakter pracy lub organizacja pracy uniemożliwiają wykonywanie obowiązków w tej formie.

Podstawę prawną stanowią art. 188¹ oraz art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy.

Nowe uprawnienia wspierające godzenie życia zawodowego i rodzinnego

Wśród stosunkowo nowych rozwiązań wprowadzonych do Kodeksu pracy znajdują się również dodatkowe instrumenty wspierające pracowników sprawujących opiekę nad dziećmi i innymi członkami rodziny.

Pierwszym z nich jest urlop opiekuńczy, który przysługuje pracownikowi w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym. Może on zostać wykorzystany w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia dziecku, rodzicowi, małżonkowi albo osobie pozostającej we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli wymagają one opieki z poważnych względów medycznych. Urlop ten ma charakter bezpłatny.

Drugim uprawnieniem jest zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej. Pracownik może skorzystać z niego w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym w sytuacjach spowodowanych nagłą chorobą lub wypadkiem, gdy niezbędna jest jego natychmiastowa obecność. Za czas takiego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości 50% wynagrodzenia należnego za czas pracy.

Podstawę prawną tych uprawnień stanowią art. 173¹ oraz art. 148¹ Kodeksu pracy.

Ochrona przed pracą w szczególnych warunkach

Przepisy prawa pracy zapewniają również szczególną ochronę pracownikom opiekującym się małymi dziećmi. W przypadku ojca wychowującego dziecko do ukończenia 8. roku życia pracodawca nie może bez jego zgody kierować go do pracy w godzinach nadliczbowych, zatrudniać w porze nocnej, stosować wobec niego systemu przerywanego czasu pracy ani delegować go poza stałe miejsce pracy.

Rozwiązanie to ma na celu umożliwienie rodzicom rzeczywistego uczestnictwa w opiece nad dzieckiem i ograniczenie sytuacji, w których obowiązki zawodowe mogłyby utrudniać realizację funkcji rodzicielskich.

Uprawnienie to wynika z art. 178 § 2 Kodeksu pracy.

Ochrona trwałości zatrudnienia

Nie można również pominąć szczególnej ochrony stosunku pracy związanej z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich. Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu ojcowskiego, rodzicielskiego czy odpowiedniej części urlopu macierzyńskiego aż do zakończenia korzystania z tych uprawnień.

Ochrona ta nie ma jednak charakteru absolutnego. Wyjątki obejmują m.in. rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika oraz przypadki upadłości lub likwidacji pracodawcy.

Po zakończeniu korzystania z urlopu pracodawca ma obowiązek dopuścić pracownika do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie jest to możliwe – na stanowisku równorzędnym lub innym odpowiadającym jego kwalifikacjom zawodowym, z wynagrodzeniem nie niższym od tego, które przysługiwałoby mu, gdyby nie korzystał z urlopu.

Podstawę prawną stanowią art. 177 § 1, art. 182³ § 3 oraz art. 182¹d Kodeksu pracy.

Rosnąca liczba instrumentów wspierających aktywne ojcostwo pokazuje, że wspieranie życia rodzinnego staje się coraz ważniejszym elementem współczesnego prawa pracy. Dla działów kadr oznacza to konieczność nie tylko prawidłowego stosowania przepisów, ale także aktywnego informowania pracowników o przysługujących im prawach. Odpowiednie zarządzanie uprawnieniami rodzicielskimi wpływa bowiem nie tylko na zgodność z regulacjami, lecz także na budowanie kultury organizacyjnej sprzyjającej równowadze między życiem zawodowym i rodzinnym.

Z okazji Dnia Ojca wszystkim Ojcom życzymy satysfakcji z pełnienia tej wyjątkowej roli oraz możliwości pełnego korzystania z uprawnień, które wspierają ich zaangażowanie w życie i rozwój dziecka.

 

Kiedy rozmawiam z działami HR rozpoczynającymi pierwszy projekt wartościowania stanowisk, bardzo często słyszę: „Mamy już opisy stanowisk, więc ten etap mamy za sobą”.

Po kilku dniach analizy okazuje się jednak, że większość dokumentów została przygotowana na potrzeby rekrutacji, onboardingu lub okresowej oceny pracowników. Zawierają listę obowiązków, wymagania dotyczące doświadczenia i podstawowe informacje o miejscu stanowiska w strukturze organizacyjnej. To zdecydowanie za mało, aby rzetelnie ocenić wartość pracy.

W praktyce właśnie jakość opisów stanowisk jest najczęstszą przyczyną problemów pojawiających się podczas wartościowania. Nieprecyzyjne informacje prowadzą do sporów z menedżerami, wydłużają proces oceny, a w skrajnych przypadkach powodują, że wyniki wartościowania są podważane przez pracowników.

Dziś stawka jest jednak znacznie wyższa niż jeszcze kilka lat temu.

W związku z wdrażaniem przepisów dotyczących transparentności wynagrodzeń organizacje będą musiały coraz częściej odpowiadać na pytania:

• dlaczego dane stanowisko znajduje się w konkretnej grupie zaszeregowania?
• na jakiej podstawie ustalono poziom wynagrodzenia?
• czy stanowiska zajmowane przez kobiety i mężczyzn zostały ocenione według tych samych kryteriów?
• w jaki sposób organizacja definiuje pracę o tej samej wartości?

 

Na wszystkie te pytania trudno odpowiedzieć bez dobrze przygotowanych opisów stanowisk. Dlatego warto spojrzeć na opis stanowiska nie jak na dokument administracyjny, ale jak na fundament całego systemu wynagrodzeń.

Dlaczego temat staje się tak ważny właśnie teraz?

Przez lata wiele organizacji budowało politykę wynagrodzeń w sposób dość intuicyjny. Wynagrodzenia były efektem historii firmy, sytuacji rynkowej, negocjacji z kandydatami czy decyzji poszczególnych menedżerów. Dyrektywa unijna 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania, dotycząca przejrzystości wynagrodzeń zmienia tę perspektywę. W centrum uwagi pojawia się pojęcie „pracy o tej samej wartości”. Oznacza ono konieczność wykazania, że różnice w wynagrodzeniach wynikają z obiektywnych kryteriów związanych z wymaganiami stanowiska, a nie z subiektywnych decyzji czy historycznych zaszłości.

I właśnie tutaj pojawia się wartościowanie stanowisk. Dla wielu organizacji będzie ono pierwszym systemowym narzędziem pozwalającym uporządkować strukturę wynagrodzeń oraz przygotować się do nowych obowiązków związanych z jawnością i równością płac. Jednak wartościowanie jest tylko tak dobre, jak dane, na których się opiera. Jeżeli opis stanowiska nie pokazuje rzeczywistego poziomu odpowiedzialności, wpływu biznesowego czy złożoności pracy, nawet najbardziej zaawansowana metoda punktowa nie zagwarantuje wiarygodnego wyniku.

Większość dotychczas tworzonych opisów stanowisk odpowiada na pytanie: „Co robi pracownik?” Natomiast podczas wartościowania próbujemy odpowiedzieć na zupełnie inne pytanie: „Jaką wartość dla organizacji tworzy dane stanowisko?” To pozornie niewielka różnica, ale w praktyce całkowicie zmienia sposób opisywania pracy.

Na przykład dwa stanowiska mogą wykonywać podobne czynności administracyjne. Jednocześnie jedno z nich odpowiada za obsługę 50 pracowników, a drugie za obsługę 1000 pracowników w kilku krajach. Lista obowiązków będzie bardzo podobna, jednak wartość stanowisk może znacząco się różnić.

Dlatego opis stanowiska przygotowywany do wartościowania powinien pozwalać odpowiedzieć na sześć kluczowych pytań:

1. Jaką wartość wnosi stanowisko do organizacji?

Czy jego celem jest generowanie przychodów, wspieranie procesów biznesowych, minimalizowanie ryzyka czy zapewnienie zgodności z przepisami?

2. Za co odpowiada osoba na tym stanowisku?

Nie chodzi wyłącznie o wykonywane zadania, ale przede wszystkim o zakres odpowiedzialności za procesy, dane, ludzi lub decyzje.

3. Jakie decyzje podejmowane są samodzielnie?

Poziom autonomii jest jednym z najważniejszych elementów różnicujących stanowiska.

4. Jakie problemy rozwiązuje stanowisko?

Czy są to rutynowe czynności wykonywane według procedur, czy może złożone sytuacje wymagające analizy i interpretacji?

5. Jaki jest wpływ stanowiska na wyniki organizacji?

Wpływ może być bezpośredni lub pośredni, finansowy lub operacyjny.

6. Jakich kwalifikacji wymaga skuteczne wykonywanie pracy?

Kluczowe jest określenie minimalnych wymagań niezbędnych do realizacji zadań, a nie profilu idealnego kandydata.

Najważniejsza zasada wartościowania, o której HR często zapomina

Podczas warsztatów dotyczących wartościowania stanowisk często zadaję uczestnikom jedno pytanie:

„Co właściwie oceniamy — stanowisko czy człowieka?”

Choć odpowiedź wydaje się oczywista, w praktyce właśnie tutaj pojawia się najwięcej błędów. Podstawą obiektywnego procesu wartościowania jest zasada, że wartościowaniu podlega stanowisko, a nie konkretny pracownik zajmujący to stanowisko. Jeżeli w organizacji pracuje wyjątkowo doświadczony specjalista, menedżerowie często nieświadomie opisują jego osiągnięcia zamiast wymagań stanowiska. To prowadzi do zawyżania wartości stanowiska i zaburza cały proces.

Dlatego warto zapamiętać prostą zasadę:

Wartościowaniu podlega stanowisko, a nie osoba, która je zajmuje.

Opis stanowiska powinien przedstawiać wymagania pracy, zakres odpowiedzialności i wpływ biznesowy niezależnie od tego, kto aktualnie wykonuje dane obowiązki.

Jakie informacje najbardziej pomagają podczas wartościowania?

Z mojego doświadczenia wynika, że cztery elementy mają największy wpływ na jakość procesu.

Cel stanowiska

To najkrótsza, ale często najważniejsza część opisu. Dobrze sformułowany cel pozwala zrozumieć sens istnienia stanowiska i jego miejsce w organizacji.

Zakres odpowiedzialności

Opisując odpowiedzialność, warto wyjść poza klasyczne stwierdzenia typu „realizacja powierzonych zadań”. Znacznie cenniejsze będą informacje dotyczące odpowiedzialności za procesy, zgodność z przepisami, jakość danych czy bezpieczeństwo informacji.

Wpływ na organizację

To element, którego brakuje w większości opisów stanowisk. Tymczasem właśnie wpływ biznesowy często decyduje o końcowej ocenie wartości stanowiska.

Złożoność decyzji

Dwa stanowiska mogą mieć podobny zakres obowiązków, ale zupełnie inny poziom trudności podejmowanych decyzji. To jedna z najczęściej niedocenianych informacji podczas przygotowywania opisów stanowisk.

Co szczególnie warto dopisać do istniejących opisów?

Jeżeli organizacja posiada już opisy stanowisk, nie zawsze trzeba tworzyć je od nowa. W wielu przypadkach wystarczy uzupełnić je o:

• cel stanowiska,
• poziom odpowiedzialności,
• wpływ na wyniki organizacji,
• zakres samodzielności,
• złożoność podejmowanych decyzji,
• skalę obsługiwanych procesów,
• miejsce stanowiska w strukturze organizacyjnej.

To właśnie te informacje najczęściej okazują się kluczowe podczas sesji wartościowania.

Wartościowanie stanowisk jest podstawą transparentności wynagrodzeń

Dyrektywa UE dotycząca przejrzystości wynagrodzeń wprowadza pojęcie pracy o takiej samej wartości. Oznacza to konieczność odpowiedzi na pytanie: „Na jakiej podstawie twierdzimy, że jedno stanowisko powinno być wynagradzane wyżej niż inne?”. Odpowiedź nie może opierać się na historii firmy, indywidualnych negocjacjach czy subiektywnej ocenie menedżerów. Musi wynikać z obiektywnych, neutralnych i możliwych do udokumentowania kryteriów.

Dobrze przygotowane opisy stanowisk pozwalają:

• budować spójne struktury wynagrodzeń,
• tworzyć siatki płac oparte na wartości pracy,
• ograniczać ryzyko dyskryminacji płacowej,
• zwiększać przejrzystość decyzji wynagrodzeniowych,
• przygotować organizację do audytów i kontroli.

 

Czego nie powinno być w opisie stanowiska do wartościowania?

Czy są jakieś informacje, których lepiej nie umieszczać w opisie stanowiska? Jak najbardziej, oto one:

• informacje o wynagrodzeniu,
• dane dotyczące konkretnego pracownika,
• oceny efektywności pracownika,
• indywidualne osiągnięcia,
• cechy osobowościowe niezwiązane z wymaganiami stanowiska,
• historia zatrudnienia osoby zajmującej stanowisko.

Opis ma przedstawiać stanowisko, a nie człowieka.

Lista zadań przed przystąpieniem do procesu wartościowania stanowisk:

• Czy każde stanowisko posiada aktualny opis?
• Czy opis zawiera cel stanowiska?
• Czy opisano wpływ stanowiska na organizację?
• Czy wskazano wymagane kwalifikacje?
• Czy wyeliminowano informacje dotyczące konkretnej osoby?
• Czy wszystkie opisy mają podobną strukturę?
• Czy menedżerowie zaakceptowali treść opisów?
• Czy organizacja posiada uzgodnione kryteria wartościowania?

 

Wartościowanie stanowisk jako element przygotowania do jawności wynagrodzeń

Wraz ze zbliżającym się terminem wdrożenia dyrektywy o równości wynagrodzeń, wartościowanie stanowisk staje się elementem strategii wynagradzania. Nie da się mówić o transparentności płac bez odpowiedzi na pytanie: „Dlaczego to stanowisko znajduje się w tej grupie zaszeregowania?”

Dlatego pierwszym krokiem nie jest wybór metody punktowej ani zakup narzędzia IT.

Pierwszym krokiem jest stworzenie wysokiej jakości opisów stanowisk, które:

• stanowią podstawę oceny wartości pracy,
• umożliwiają budowę siatek wynagrodzeń,
• pozwalają wykazać, że decyzje płacowe są obiektywne.

 

Im lepiej przygotowane opisy, tym większa szansa, że cały proces będzie postrzegany jako sprawiedliwy i transparentny.

Poniżej znajduje się przykład rozbudowanego opisu Specjalisty/Specjalistki ds. Personalnych — zgodnego z logiką wartościowania:

Specjalista/Specjalistka ds. Personalnych

Dział: Kadr

Przełożony: Kierownik/Kierowniczka Kadr

Cel stanowiska

Zapewnienie prawidłowej, terminowej i zgodnej z przepisami obsługi procesów kadrowych poprzez kompleksowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą oraz bieżące wsparcie organizacji w obszarze prawa pracy i administracji personalnej.

Obowiązki

• Prowadzenie pełnej dokumentacji pracowniczej zgodnie z przepisami.
• Przygotowanie i obsługa umów, aneksów, świadectw pracy i innych dokumentów kadrowych.
• Ewidencjonowanie czasu pracy, urlopów, zwolnień lekarskich i nieobecności.
• Monitorowanie zmian w prawie pracy i wdrażanie ich do procedur.
• Współpraca z działem płac, menedżerami i instytucjami zewnętrznymi.

Wymagane kwalifikacje i doświadczenie

• Wykształcenie wyższe (prawo, administracja, ZZL lub pokrewne).
• Minimum 2–3 lata doświadczenia w obszarze kadr.
• Dobra znajomość Kodeksu pracy i przepisów okołokodeksowych.

Kluczowe kompetencje

• Organizacja pracy i dokładność.
• Znajomość procedur kadrowych.
• Umiejętność interpretacji przepisów.
• Poufność, rzetelność, komunikatywność.

Poziom odpowiedzialności

• Odpowiedzialność za poprawność dokumentacji pracowniczej.
• Brak odpowiedzialności budżetowej.
• Decyzyjność w zakresie bieżącej obsługi kadrowej.

Wpływ na wynik organizacji

Pośredni — minimalizacja ryzyka błędów formalno‑prawnych.

Złożoność decyzji

Średnia — dostarczanie danych i analiz wspierających decyzje innych.

Wymiar odpowiedzialności

• Brak odpowiedzialności finansowej.
• Obsługa kadrowa 300 pracowników.

Miejsce w strukturze i współpraca

Ścisła współpraca z menedżerami i zarządem.

Warunki pracy

Praca biurowa i zdalna.

Podsumowanie

Dobrze przygotowany opis stanowiska to nie tylko dokument — to narzędzie analityczne, które:

• umożliwia obiektywne wartościowanie,
• wspiera transparentność wynagrodzeń,
• minimalizuje ryzyko błędów,
• buduje spójność procesów HR.

 

W świecie, w którym rośnie presja regulacyjna i oczekiwania pracowników, organizacje nie mogą sobie pozwolić na opisy stanowisk tworzone „na szybko”. To właśnie one decydują o jakości całego systemu wynagradzania.

 

Autor

Aleksandra Soczewka

 

Sezon urlopowy przed nami. Dla pracowników to czas radości i odpoczynku, a dla działów kadr i płac oraz pracodawców – okres wypłaty świadczenia urlopowego.  Choć przepisy dotyczące tego świadczenia na pierwszy rzut oka wydają się jasne, diabeł tkwi w szczegółach.

Czy wiesz, że nadwyżka wypłaconego świadczenia podlega oskładkowaniu? Co zrobić, gdy pracownik zachoruje w trakcie urlopu? Jak skutecznie zrezygnować z wypłaty świadczenia urlopowego? W tym artykule kompleksowo omawiam najważniejsze zasady, opierając się na przepisach oraz realnych case studies.

Kto i na jakich zasadach może wypłacać świadczenie urlopowe?

Możliwość (a nie bezwzględny obowiązek) wypłaty świadczenia urlopowego dotyczy wyłącznie pracodawców spoza sfery budżetowej, którzy według stanu na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i jednocześnie nie zdecydowali się na utworzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).

Zgodnie z przepisami, kluczowe kryteria do wypłaty świadczenia urlopowego to:

1. Warunek stażu urlopowego: Świadczenie przysługuje pracownikowi, który w danym roku kalendarzowym korzysta z urlopu wypoczynkowego obejmującego co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Przy czym nie ma znaczenie, czy pracownik korzysta z urlopu zaległego czy bieżącego.
2. Źródło finansowania: Świadczenie to nie pochodzi ze środków ZFŚS, tylko bezpośrednio ze środków obrotowych pracodawcy. Oznacza to, że jego przyznanie nie może być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej czy dochodów na członka rodziny, jak ma to miejsce przy wypłacie środków z ZFŚS – pracodawca nie stosuje kryterium socjalnego.
3. Termin wypłaty: Środki pieniężne muszą trafić do pracownika najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie przez niego urlopu wypoczynkowego.

 

Ważne:

Do 14 kolejnych dni kalendarzowych wliczamy nie tylko dni robocze, ale również weekendy oraz święta, które mogą przypaść na okres urlopu wypoczynkowego (np. święto Bożego Ciała).

Pułapki limitów: Ile wynosi świadczenie w 2026 r. i kiedy zapłacisz ZUS?

Zgodnie z art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS, wysokości świadczenia urlopowego nie może przekroczyć kwoty odpisu podstawowego na Fundusz. W roku bieżącym kwota ta wynosi 2.943, 23 zł dla pracownika zatrudnionego w tak zwanych normalnych warunkach.  Należy pamiętać, że pracownicy zatrudnieni na część etatu otrzymują wysokość świadczenia proporcjonalnie do wymiary etatu. Zasada ta nie obowiązuje, jeżeli pracodawca zatrudnia pracowników młodocianych i wypłaca im świadczenie urlopowe.

Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 21 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, świadczenie urlopowe jest wyłączone z podstawy wymiaru składek społecznych, ale tylko do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty wspomnianego odpisu podstawowego. Warto pamiętać, że świadczenie to jest zawsze opodatkowane podatkiem dochodowym (PIT).

Ważne:

Pracodawca może wypłacać świadczenie urlopowe w kwocie niższej niż wysokość odpisu podstawowego na dany rok kalendarzowy.

Case study 1

• Stan faktyczny: Pracodawca zatrudniający na dzień 1 stycznia mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty postanowił wypłacać w 2026 r. wszystkim pracownikom korzystającym z 14 dniowego urlopu wypoczynkowego, świadczenie urlopowe w równej wysokości, bez różnicowania go ze względu na wymiar etatu. Pracownik, który jest zatrudniony na 0,75 etatu zamiast kwoty 2.207,43 zł (2.943, 23 zł x 0,75 etatu) otrzymał pełną kwotę 2.943,23 zł.
• Problem: Czy kwota ta w całości korzysta ze zwolnienia ze składek ZUS?
• Rozwiązanie: Nie. Zwolnienie z oskładkowania przysługuje wyłącznie do wysokości świadczenia obliczonego zgodnie z przepisami, czyli dla pracownika zatrudnionego na 0,75 etatu. Limit zwolnienia musi zostać proporcjonalnie pomniejszony. Nadwyżka, czyli kwota 735,80 zł stanowi podstawę do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

 

Case study 2

• Stan faktyczny: Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z branży farmaceutycznej, zatrudniająca 250 pracowników, w porozumieniu z przedstawicielami pracowników zrezygnowała z tworzenia ZFŚS na rok 2026. Pracodawca boryka się z dużą ilością urlopów wypoczynkowych i aby zachęcić pracowników do korzystania z urlopu, podjął decyzję o wypłacie świadczenia urlopowego dla każdego pracownika, który skorzysta z 14 dni urlopu.
• Problem: Czy takie świadczenie podlega zwolnieniu z oskładkowania?
• Rozwiązanie: Zgodnie z decyzją ZUS-u wydaną w interpretacji indywidualnej w dniu 1 lutego 2023 r. (znak DI/100000/43/17/2023), zwolnienie z oskładkowania świadczenia urlopowego dotyczy wyłącznie pracodawców, którzy spełniają kryterium zatrudnienia poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełny etat na dzień 1 stycznia danego roku. Pracodawca, który zatrudnia 250 pracowników i wypłaca świadczenie urlopowe musi to świadczenie oskładkować.

 

Nieprzewidziane sytuacje, czyli co z wypłaconym świadczeniem?

Zgodnie z art. 3 ust. 5a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, świadczenie urlopowe powinno zostać wypłacone pracownikowi nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Życie pisze jednak własne scenariusz.

Case study 3

• Stan faktyczny: Pracownik złożył wniosek urlopowy na okres od 08 do 21 czerwca 2026 r. Zgodnie z przepisami, pracodawca w dniu 3 czerwca przekazał na konto pracownika świadczenie urlopowe pomniejszone o kwotę podatku dochodowego. W dniu 15 czerwca na ZUS PUE pojawiło się zwolnienie lekarskie pracownika na okres od 15 do 19 czerwca. W konsekwencji urlop wypoczynkowy został przerwany, pracownik wykorzystał tylko 5 dni z puli zaplanowanego urlopu.
• Problem: Czy świadczenie urlopowe zostało wypłacone nienależnie i pracownik musi je zwrócić pracodawcy?
• Rozwiązanie: Nie. W momencie wypłaty pracownik spełniał kryteria formalne – miał udzielony urlop w wymiarze 14 dni kalendarzowych. Przepisy i praktyka kadrowo-płacowa wskazują, że jeśli do niewykorzystania pełnego 14-dniowego okresu doszło z przyczyn losowych lub niezależnych (takich jak choroba czy nagłe odwołanie pracownika z urlopu przez pracodawcę), pracownik nie ma obowiązku zwracania otrzymanego świadczenia, a pracodawca nie może domagać się zwrotu prawidłowo wypłaconego świadczenia.

 

Podsumowanie

Aby rozliczenia przebiegały bezstresowo i zgodnie z przepisami prawa, należy pamiętać o:

• Weryfikacji statusu firmy na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego.
• Weryfikacji składanych wniosków urlopów, czy jest zachowany termin14-dniowy.

Taka uważność pozwoli uchronić organizację przed koniecznością dopłat i korekt podczas ewentualnej kontroli.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
• Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

 

Autor: Sabina Włodarz-Jarzyna

Rok 2026 przyniósł istotne zmiany dotyczące ustalania stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego. Po raz pierwszy przepisy pozwalają uwzględniać m.in. okresy wykonywania umów zlecenia, prowadzenia działalności gospodarczej czy  niektóre okresy wykonywania pracy zarobkowej za granicą.

Zmiany weszły w życie etapami:

• od 1 stycznia 2026 r. – dla pracowników sektora publicznego,
• od 1 maja 2026 r. – dla pracowników sektora prywatnego.

Dla wielu osób oznacza to możliwość uzyskania prawa do 26 dni urlopu znacznie wcześniej niż dotychczas – nawet już od pierwszego dnia zatrudnienia na etacie.

Jednocześnie nie zmieniły się zasady nabywania pierwszego urlopu. Nadal obowiązują bowiem odrębne zasady nabywania tzw. pierwszego urlopu wypoczynkowego, zgodnie z którymi urlop w pierwszym roku zatrudnienia uzyskuje się stopniowo – po każdym przepracowanym miesiącu.

Czym jest pierwszy urlop wypoczynkowy?

Pierwszy urlop wypoczynkowy dotyczy pracownika, który po raz pierwszy w życiu podejmuje pracę na podstawie stosunku pracy, czyli zawiera swoją pierwszą umowę o pracę.

Nie ma znaczenia wiek pracownika, liczba wcześniejszych umów zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy współpraca B2B. Kluczowe jest wyłącznie to, czy dana osoba pozostawała wcześniej w stosunku pracy.

Oznacza to, że nawet osobę posiadającą wieloletnie doświadczenie zawodowe zdobyte na podstawie umów cywilnoprawnych lub działalności gospodarczej będą obowiązywać zasady dotyczące pierwszego urlopu wypoczynkowego, jeżeli po raz pierwszy nawiązuje stosunek pracy.

Ile wynosi wymiar urlopu wypoczynkowego w świetle przepisów?

Zgodnie z art. 154 § 1 Kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:

• 20 dni – jeżeli staż urlopowy pracownika jest krótszy niż 10 lat;
• 26 dni – jeżeli staż urlopowy pracownika wynosi co najmniej 10 lat.

Do stażu urlopowego uwzględnia się nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, lecz także inne okresy wskazane w przepisach, w tym m.in. okres nauki, a od 2026 r. również wybrane okresy mi.in.:

• wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia,
• wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej,
• prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
• współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą,
• wykonywania pracy przez osobę współpracującą,
• okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym z tytułów wskazanych w przepisach,
• wybrane okresy pracy za granicą, jeżeli podlegały uwzględnieniu zgodnie z odrębnymi regulacjami.

Wymiar urlopu wypoczynkowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu. Oznacza to, że pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy ma prawo do urlopu obliczanego w części odpowiadającej jego etatowi (np. ½, ¾).

Osoba podejmująca pierwszą pracę na podstawie umowy o pracę nie nabywa prawa do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego z góry. W pierwszym roku zatrudnienia urlop przysługuje stopniowo – z upływem każdego miesiąca pracy.

Zasady nabywania prawa do pierwszego urlopu reguluje art. 153 Kodeksu pracy:

1. Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.

2. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

W praktyce oznacza to, że po każdym przepracowanym miesiącu pracownik nabywa prawo do 1/12 rocznego wymiaru urlopu. Jeżeli przysługuje mu 20 dni urlopu rocznie, po miesiącu pracy nabędzie około 1,66 dnia urlopu. Natomiast w przypadku prawa do 26 dni urlopu będzie to około 2,16 dnia po każdym miesiącu zatrudnienia.

Warto również pamiętać, że ustawodawca w regulacjach dotyczących wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi w pierwszym roku zatrudnienia nie wskazał wprost na możliwość/obowiązek zaokrąglania niepełnych dni urlopu w górę. Jak przyjmuje się w piśmiennictwie, w związku z tym, że problematyka ta nie została wprost uregulowana przez ustawodawcę, należy w tym wypadku stosować ogólny przepis art. 154² Kodeksu pracy dotyczący godzinowego rozliczania urlopu i obliczać godziny przysługującego urlopu bez zaokrąglania do pełnego dnia. Niezależnie od powyższego, pracodawca ma zawsze prawo z korzyścią dla pracownika zaokrąglić w górę określony wymiar urlopu do pełnego dnia.

Jak ustala się miesięczne okresy zatrudnienia i sumuje je w pierwszym roku pracy?

Okresy zatrudnienia warunkujące nabycie prawa do pierwszego urlopu ustala się zgodnie z potocznym sposobem liczenia terminów, przyjmując, że miesiąc kończy się w dniu poprzedzającym dzień odpowiadający datą dniowi rozpoczęcia biegu terminu. Takie stanowisko znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego (wyrok z 19 grudnia 1996 r., I PKN 47/96, OSNP 1997, nr 17, poz. 310; wyrok z 21 maja 1991 r., I PZP 16/91, OSNC 1992, nr 1, poz. 10).

Odmiennie sytuacja wygląda w przypadku konieczności ustalenia miesięcznego okresu pracy, gdy zatrudnienie w pierwszym roku pracy jest przerywane, np. wskutek zmiany pracodawcy. W takim przypadku okresy zatrudnienia u kolejnych pracodawców podlegają zsumowaniu. Przy ustalaniu prawa do kolejnej części urlopu uwzględnia się zatem również okresy przepracowane u poprzedniego pracodawcy, tak aby zachowana została ciągłość naliczania miesięcy pracy w pierwszym roku zatrudnienia.

Z uwagi na brak szczególnych regulacji w Kodeksie pracy dotyczących sposobu sumowania takich okresów, zastosowanie znajduje art. 300 Kodeksu pracy., który pozwala odpowiednio stosować przepisy Kodeksu cywilnego. W konsekwencji należy odwołać się do art. 114 Kodeksu cywilnego., zgodnie z którym, jeżeli termin oznaczony jest w miesiącach lub latach i nie wymaga ciągłości, miesiąc liczy się jako 30 dni.

Uwaga!

W praktyce zdarza się, że pracownik w roku kalendarzowym, w którym po raz pierwszy podejmuje zatrudnienie, zmienia pracodawcę. Często pojawia się wtedy przekonanie, że wraz z nową umową pracownik uzyskuje prawo do kolejnego urlopu, ponieważ nie jest to już jego pierwsza praca w życiu. Jednak z art. 153 Kodeksu pracy jednoznacznie wynika, że zasady nabywania prawa do urlopu określone w § 1 obowiązują przez cały rok kalendarzowy, w którym pracownik rozpoczął swoją pierwszą pracę.

Jak nowe przepisy wpływają na staż urlopowy osoby podejmującej pierwszą pracę na podstawie umowy o pracę?

Nowe regulacje pozwalają zaliczyć do stażu urlopowego wcześniejsze okresy wykonywania działalności gospodarczej czy zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych, nawet jeśli przypadały przed wejściem przepisów w życie. Dzięki temu osoba podejmująca pierwszą pracę na podstawie umowy o pracę może od początku zatrudnienia posiadać staż uprawniający ją do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego, tj. 26 dni.

Nie zmienia to jednak zasad nabywania prawa do pierwszego urlopu wypoczynkowego. Pracownik podejmujący pierwszą pracę nadal nabywa prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 przysługującego mu rocznego wymiaru urlopu.

Pierwszy urlop wypoczynkowy w 2026 roku – praktyczne przykłady z omówieniem

 Przykład 1- Pierwsza umowa o pracę po wielu latach zatrudnienia na podstawie  umowy zlecenia.

Pani Magdalena od 2019 do 2025 roku wykonywała pracę wyłącznie na podstawie umów zlecenia dla kilku firm. Łącznie przepracowała w ten sposób ponad 5 lat, regularnie odprowadzając składki do ZUS.

Od 1 maja 2026 r. podpisała swoją pierwszą umowę o pracę na stanowisku Specjalisty ds. marketingu w pełnym wymiarze czasu pracy.

Pani Magdalena ukończyła również studia wyższe, które dają dodatkowe 8 lat stażu urlopowego.

Oznacza to, że już od pierwszego dnia zatrudnienia posiada:

• 5 lat z umów zlecenia,
• 8 lat z tytułu ukończenia studiów.

Łącznie daje to 13 lat stażu urlopowego, a więc prawo do 26 dni urlopu rocznie.

Mimo to nie otrzyma całych 26 dni od razu. Ponieważ jest to jej pierwsza umowa o pracę w życiu, w 2026 roku będzie nabywała urlop stopniowo. Wymiar urlopu nabywanego miesięcznie wynosi więc 2,16 dnia:

1/12 x 26 = 2,16

Ponieważ rozpoczęła pracę 1 maja 2026 r., do końca roku, o ile żadna ze stron nie rozwiąże wcześniej zawartej umowy, przepracuje 8 miesięcy. Oznacza to, że za 2026 rok nabędzie prawo do 17,33 dnia:

(1/12 x 26) x 8 = 17,33

Od 1 stycznia 2027 r. sytuacja ulegnie zmianie. Ponieważ pierwszy rok pracy zostanie już zakończony, pani Magdalena nabędzie prawo do pełnego urlopu z góry, czyli pełnych 26 dni urlopu wypoczynkowego.

Od tego momentu będzie korzystała z urlopu na zasadach ogólnych, tak jak pozostali pracownicy posiadający co najmniej 10-letni staż urlopowy.

Przykład 2 – Przedsiębiorca podejmujący pierwszą pracę  w wymiarze ½ etatu.

Pan Krzysztof prowadził jednoosobową działalność gospodarczą przez 11 lat. W tym czasie świadczył usługi informatyczne.

Wcześniej nigdy nie był zatrudniony na podstawie umowy o pracę.

Od 1 czerwca 2026 r. rozpocznie pierwszą w życiu pracę etatową w prywatnej Spółce X z ograniczoną odpowiedzialnością w wymiarze  ½ etatu.

Dzięki nowym przepisom obowiązującym od maja 2026 roku okres prowadzenia działalności gospodarczej, który został odpowiednio udokumentowany, zostanie zaliczony do jego stażu pracy. Pan Krzysztof od początku zatrudnienia będzie posiadał więc 11-letni staż urlopowy, a co za tym idzie – będzie przysługiwało mu 26 dni urlopu wypoczynkowego rocznie przy pełnym etacie.

Ponieważ jednak pracuje na ½ etatu, wymiar urlopu należy obniżyć proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że będzie mu przysługiwało 13 dni urlopu wypoczynkowego rocznie:

26 x ½ = 13

Nie oznacza to jednak, że od razu otrzyma do wykorzystania pełne 13 dni urlopu.

Ponieważ jest to jego pierwsza umowa o pracę w życiu, w pierwszym roku zatrudnienia urlop będzie naliczany stopniowo – po każdym przepracowanym miesiącu.

Oznacza to, że po jednym przepracowanym miesiącu nabędzie prawo do 1,08 dnia urlopu:

1/12 x 13 = 1,08

Za 2026 rok, o ile żadna ze stron nie rozwiąże wcześniej umowy, nabędzie prawo do 7,58 dnia urlopu wypoczynkowego:

(1/12 x 13) x 7 = 7,58

Od 1 stycznia 2027 r., po zakończeniu pierwszego roku pracy na podstawie umowy o pracę, nabędzie on prawo do pełnego urlopu z góry, tj. 13 dni urlopu rocznie, przy jednoczesnym pozostawaniu w zatrudnieniu w wymiarze ½ etatu.

Przykład 3 – Absolwentka studiów rozpoczynająca pierwszą pracę.

Pani Karolina ukończyła studia magisterskie w marcu 2026 roku. Od 15 kwietnia 2026 r. rozpoczęła swoją pierwszą pracę na podstawie umowy o pracę w biurze rachunkowym w pełnym wymiarze czasu pracy.

Samo ukończenie studiów nie daje jej jeszcze prawa do urlopu wypoczynkowego. Okres nauki wlicza się do stażu urlopowego, który decyduje o wymiarze urlopu, jednak nie stanowi podstawy do nabycia prawa do urlopu w pierwszym roku zatrudnienia.

Ponieważ jest to jej pierwsza praca, prawo do urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku pracy nabywane jest proporcjonalnie, po przepracowaniu każdego miesiąca zatrudnienia. Wymiar urlopu nabywanego miesięcznie wynosi 1,66 dnia:

1/12 x 20 =1,66

Za pełny miesiąc zatrudnienia uważa się okres od dnia podjęcia pracy w danym miesiącu do dnia poprzedzającego odpowiadający mu dzień w kolejnym miesiącu. W praktyce oznacza to, że jeśli stosunek pracy rozpoczął się 15 kwietnia 2026 r., to pierwszy pełny miesiąc zatrudnienia upływa 14 maja 2026 r., a kolejne odpowiednio 14 czerwca, 14 lipca itd., aż do 14 grudnia 2026 r.

Łącznie daje to 8 pełnych miesięcy zatrudnienia w 2026 roku.

Urlop naliczany jest w systemie narastającym i nie podlega zaokrąglaniu w górę w trakcie roku kalendarzowego. W konsekwencji, przy braku rozwiązania umowy, Pani Karolina nabędzie w 2026 roku prawo do 13,33 dnia urlopu:

(1/12 x 20) x 8 = 13,33

Od 1 stycznia 2027 r., jeżeli będzie nadal pozostawała w zatrudnieniu, nabędzie prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego z góry, tj. 20 dni urlopu za cały rok kalendarzowy.

Niewykorzystany urlop z 2026 roku przejdzie na kolejny rok jako urlop zaległy i podlegać będzie wykorzystaniu zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Po osiągnięciu 10-letniego stażu urlopowego (liczonego m.in. z okresów nauki i zatrudnienia) wymiar urlopu zostanie zwiększony do 26 dni rocznie.

Przykład 4 – Pracownik nie nabywa prawa do urlopu.

Pani Joanna podjęła swoje pierwsze zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w dniu 12 grudnia 2025 roku.

Ze względu na tak krótki okres zatrudnienia w pierwszym roku kalendarzowym nie była w stanie przepracować pełnego miesiąca, a tym samym nie nabyła w 2025 roku prawa do urlopu wypoczynkowego. Jednak niezależnie od tego, w dniu 1 stycznia 2026r.  nabyła prawo do kolejnego urlopu. Rok 2026 jest bowiem następnym rokiem kalendarzowym, o którym mowa w art. 153 § 2 Kodeksu pracy.

O czym należy pamiętać przy ustalaniu pierwszego urlopu wypoczynkowego  – podsumowanie

1. Zasady dotyczące pierwszego urlopu mają zastosowanie wyłącznie do osoby, która po raz pierwszy w życiu podejmuje zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.
2. W pierwszym roku pracy pracownik nie nabywa prawa do pełnego urlopu z góry. Prawo do urlopu powstaje stopniowo – z upływem każdego miesiąca pracy – w wymiarze 1/12 rocznego wymiaru urlopu. Dopiero od następnego roku kalendarzowego pracownik nabywa prawo do urlopu z góry, w pełnym wymiarze.
3. Przepisy nie nakazują zaokrąglania niepełnego dnia urlopu do pełnego dnia. Pracodawca ma jednak prawo z korzyścią dla pracownika zaokrąglić w górę określony wymiar urlopu do pełnego dnia.
4. Przy ustalaniu wymiaru pierwszego urlopu należy prawidłowo obliczyć staż urlopowy pracownika, ponieważ wpływa on na ustalenie, czy przysługuje 1/12 z 20 czy 1/12 z 26 dni urlopu rocznie.
5. Zasady nabywania urlopu określone w art. 153 § 1 Kodeksu pracy obowiązują przez cały rok kalendarzowy, w którym pracownik po raz pierwszy podjął pracę, niezależnie od kolejnych umów o pracę zawieranych w tym okresie.

Jak policzyć urlop osobie posiadającej orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, która podjęła u nas pracę od 01 marca 2026 r. w wymiarze 3/4 etatu?

Obliczanie urlopu w przypadku osoby z niepełnosprawnością zatrudnionej na część etatu wymaga uwzględnienia kilku nakładających się zasad prawa pracy. Z jednej strony mamy ogólne reguły dotyczące wymiaru urlopu wynikające z Kodeksu pracy, z drugiej – szczególne uprawnienie przysługujące osobom niepełnosprawnym w postaci dodatkowego urlopu. Do tego dochodzi zasada proporcjonalności przy niepełnym etacie oraz zasada zaokrągleń.

Zacznijmy więc od podstaw, czyli od omówienia wymiarów urlopu oraz obowiązujących norm, a następnie przejdziemy do ustalenia i wyliczenia urlopu z zachowaniem zasady proporcjonalności na konkretnym przykładzie.

Wymiar urlopu wypoczynkowego

Zgodnie z art. 154 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi pracującemu w pełnym wymiarze czasu pracy przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze:
• 20 dni – jeżeli staż pracy wynosi mniej niż 10 lat,
• 26 dni – jeżeli staż pracy wynosi co najmniej 10 lat.

Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy ma prawo do urlopu ustalanego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, obliczanego na podstawie urlopu określonego w art. 154 § 1 Kodeksu pracy, przy czym niepełne dni urlopu zaokrągla się w górę do pełnych dni.

Wymiar dodatkowego urlopu wypoczynkowego

Osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, oprócz urlopu wypoczynkowego przysługującego na podstawie Kodeksu pracy, przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy.

Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych pracownikowi przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych. Prawo do tego urlopu nabywa się po przepracowaniu roku od dnia zaliczenia do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności.

Normy czasu pracy dla osób z niepełnosprawnością

Zgodnie z art. 15 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych:

• czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo,
  • w przypadku osoby zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności czas pracy nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo,
  • powyższe ograniczenia nie mają zastosowania do osób niepełnosprawnych zatrudnionych przy pilnowaniu mienia,
  • normy czasu pracy mogą zostać wydłużone do 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo na wniosek osoby niepełnosprawnej, jeżeli lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi na to zgodę.
  
  

Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego

Zgodnie z art. 154² § 1 Kodeksu pracy urlopu udziela się w dni, które dla pracownika są dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu, o którym mowa w § 1, jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

Uwaga!

W przypadku pracownika z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności, zgodnie z art. 15 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, dobowa norma czasu pracy wynosi 7 godzin. W konsekwencji, przy udzielaniu urlopu zgodnie z art. 154² Kodeksu pracy, jeden dzień urlopu odpowiada 7 godzinom pracy, ponieważ odwołuje się on do obowiązującego pracownika dobowego wymiaru czasu pracy.

 W świetle powyższych zasad prawnych przejdźmy do przykładu praktycznego.

Załóżmy, że mamy pracownika:
• z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, który pracuje w obniżonej normie czasu pracy,
• zatrudnionego na 3/4 etatu w okresie od 01.03.2026 do 31.12.2026, w podstawowym systemie czasu pracy.
• z prawem do 26 dni urlopu podstawowego (staż powyżej 10 lat),
• uprawnionego do 10 dni dodatkowego urlopu (przepracował rok od dnia zaliczenia go do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności).

Obliczenie przysługującego urlopu wypoczynkowego w roku 2026

Najpierw ustalamy wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego proporcjonalnie do wymiaru etatu:

26 × 3/4 = 19,5 → w zaokrągleniu 20 dni

Następnie stosujemy proporcję do okresu zatrudnienia w 2026 roku (10 z 12 miesięcy):

20/12×10 = 16,66 → w zaokrągleniu 17 dni urlopu wypoczynkowego za 2026 rok, co w przeliczeniu na godziny daje nam 119 godzin urlopu.

Obliczenie przysługującego dodatkowego urlopu wypoczynkowego w roku 2026

Najpierw ustalamy wymiar przysługującego pracownikowi dodatkowego urlopu wypoczynkowego proporcjonalnie do wymiaru etatu:

10 × 3/4 = 7,5 → w zaokrągleniu 8 dni

Następnie stosujemy proporcję do okresu zatrudnienia w 2026 roku (10 z 12 miesięcy):

8 /12×10 = 6,66 → w zaokrągleniu 7 dni urlopu dodatkowego za 2026 rok, co w przeliczeniu na godziny daje nam 49 godzin urlopu.

W analizowanym przypadku pracownika zatrudnionego na 3/4 etatu w podstawowym systemie czasu pracy (w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy), jeden dzień urlopu odpowiada 5 godzinom i 15 minutom pracy (7×3/4 =5,25).

Zgodnie z zasadą, że urlopu udziela się w wymiarze godzinowym odpowiadającym planowanej pracy w danym dniu, każdorazowe wykorzystanie dnia wolnego skutkować będzie odliczeniem 5,25 godziny z całkowitej puli urlopowej pracownika.

 

Czy pracodawca może zatrudniać osobę niepełnosprawną, która pracuje u innego pracodawcy w pełnym wymiarze czasu pracy?

Tak, pracodawca może zatrudnić osobę z niepełnosprawnością, która pozostaje już w stosunku pracy z innym podmiotem, nawet jeśli jest tam zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy. Polskie przepisy nie wprowadzają zakazu jednoczesnego zatrudnienia u kilku pracodawców, ani nie przewidują obowiązku sumowania czasu pracy z różnych stosunków pracy.

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że zarówno regulacje dotyczące czasu pracy, jak i obowiązki pracodawcy w tym zakresie są ściśle związane z konkretnym stosunkiem pracy, który ma charakter dwustronny i indywidualny. Oznacza to, że każdy pracodawca samodzielnie organizuje czas pracy pracownika, prowadzi jego ewidencję oraz ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie norm czasu pracy i przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy wyłącznie w ramach łączącej go z pracownikiem relacji prawnej.

W obowiązujących przepisach brak jest jednocześnie mechanizmów prawnych, które umożliwiałyby lub nakazywały pracodawcom wzajemne uwzględnianie czasu pracy pracownika świadczonej na rzecz innych podmiotów, w szczególności brak jest obowiązku jego ujawniania czy instytucjonalnej koordynacji między pracodawcami. W konsekwencji, w świetle konstrukcji prawa pracy, normy czasu pracy – w tym także te wynikające z przepisów szczególnych dotyczących osób z niepełnosprawnościami – odnoszą się do konkretnego stosunku pracy, a nie do łącznego (globalnego) czasu aktywności zawodowej pracownika.

W związku z powyższym jako podstawę oceny dopuszczalności zatrudnienia osoby niepełnosprawnej u kilku pracodawców należy przyjąć przepisy regulujące czas pracy stosowane odrębnie w ramach każdego stosunku pracy.

Podstawa prawna

Głównym aktem normującym to zagadnienie jest Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. W szczególności istotny jest jej art. 15, który precyzyjnie określa normy czasu pracy dla osób z niepełnosprawnościami. Zgodnie z tymi przepisami, czas pracy wynosi do 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo dla stopnia lekkiego oraz do 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo dla stopnia umiarkowanego lub znacznego. Kluczowym aspektem jest fakt, że normy te obowiązują w ramach konkretnego stosunku pracy, co oznacza, że każdy pracodawca stosuje je odrębnie, a limity godzinowe nie podlegają sumowaniu między różnymi miejscami zatrudnienia.

Drugim filarem prawnym jest Ustawa – Kodeks pracy, gdzie kluczowe zastosowanie ma art. 129 § 1, definiujący ogólne normy czasu pracy. Przepisy Kodeksu pracy, podobnie jak ustawa o rehabilitacji, nie wprowadzają zakazu jednoczesnego zatrudnienia u kilku pracodawców ani nie nakładają obowiązku sumowania czasu pracy z różnych umów. Oznacza to, że każda umowa o pracę stanowi niezależną więź prawną, w ramach której pracodawca samodzielnie pilnuje przestrzegania limitów.

Podsumowując, ani przepisy ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, ani przepisy Kodeksu pracy:

• nie wprowadzają zakazu jednoczesnego zatrudnienia u kilku pracodawców,
• nie przewidują obowiązku sumowania czasu pracy z różnych stosunków pracy.

 

Oznacza to, że:

• każdy pracodawca odrębnie stosuje normy czasu pracy wobec pracownika,
• limity (np. 7 lub 8 godzin na dobę) obowiązują w ramach jednego stosunku pracy,
• nie dochodzi do sumowania czasu pracy między pracodawcami.

 

Uwagi praktyczne

Choć ogólne przepisy prawa pracy oraz Ustawa o rehabilitacji nie wprowadzają zakazu zatrudnienia u kilku pracodawców jednocześnie, warto pamiętać o dodatkowych ograniczeniach o charakterze umownym. Ważnym elementem, który może zablokować możliwość podjęcia dodatkowego zatrudnienia, jest zawarcie z pracodawcą umowy o zakazie konkurencji.

Należy również pamiętać o art. 207 § 2 Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawcę do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. W praktyce oznacza to, że pracownik musi być faktycznie zdolny do wykonywania powierzonych mu zadań. Nadmierne obciążenie wynikające z pracy na kilku etatach nie może zagrażać zdrowiu pracownika ani bezpieczeństwu innych osób w zakładzie pracy.