Pułapka! 10 czy 50 lat? Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą po 2019 r. i jak uniknąć błędów?

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to nie tylko formalny obowiązek, ale przede wszystkim kluczowy element prawidłowego funkcjonowania każdej organizacji. Dobrze prowadzona dokumentacja chroni zarówno pracodawcę, jak i pracownika – jej brak lub nieprawidłowe prowadzenie może natomiast prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują przepisy wynikające z Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które wprowadziły szczegółowe zasady prowadzenia i przechowywania akt osobowych oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy.

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza to wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika – od momentu rekrutacji aż do ustania stosunku pracy. Składa się ona z:

• akt osobowych, podzielonych na pięć części: A, B, C, D, E;
• dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującej m.in. ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe czy listy płac.

Podział akt osobowych:

• Część A (przed zatrudnieniem): zawiera m.in. oświadczenia lub dokumenty związane z danymi osobowymi zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, skierowanie i orzeczenie wstępnych badań lekarskich, świadectwa szkolne, świadectwa pracy złożone przed zatrudnieniem.
• Część B (przebieg zatrudnienia): dokumentuje faktyczny przebieg zatrudnienia, w tym umowy o pracę, informacje o warunkach zatrudnienia, zaświadczenia o ukończeniu szkoleń BHP, potwierdzenia zapoznania się z regulaminami.
• Część C (zakończenie pracy): obejmuje dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o pracę, m. in. takie jak wypowiedzenia, świadectwo pracy.
• Część D (kary porządkowe): zawiera informacje o nałożonych karach porządkowych.
• Część E (kontrola trzeźwości): dotyczy dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości oraz obecnością substancji odurzających.

Forma prowadzenia dokumentacji

Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie:

• papierowej (tradycyjnej),
• elektronicznej (cyfrowej).

Dokumentacja prowadzona i przechowywana w formie elektronicznej jest równoważna z dokumentacją papierową (art. 94¹¹ Kodeksu pracy). Niezależnie od formy, dokumenty muszą być zabezpieczone przed:

• zniszczeniem,
• utratą,
• dostępem osób nieupoważnionych.

Ważne jest również zachowanie odpowiednich warunków przechowywania, chronologii i numeracji dokumentów.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty nawiązania stosunku pracy:

1. Stosunek pracy nawiązany po 1 stycznia 2019 r.
   Dokumentacja przechowywana jest przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
2. Stosunek pracy nawiązany od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.
   Dokumentacja powinna być przechowywana przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy, chyba że pracodawca złożył do ZUS stosowne formularze (OSW i RIA)– wtedy okres skraca się do 10 lat.
3. Stosunek pracy nawiązany przed 1 stycznia 1999 r.
   Dokumentacja przechowywana jest przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.

Dodatkowe obowiązki pracodawcy

• Aktualizacja danych osobowych pracowników – pracodawca musi na bieżąco aktualizować informacje zawarte w aktach osobowych, zwłaszcza w przypadku zmiany danych kontaktowych czy adresu zamieszkania.
• Przestrzeganie zasad RODO – dokumentacja pracownicza zawiera dane osobowe, dlatego pracodawca musi przestrzegać wymogów ochrony danych osobowych, zapewniając ich poufność i bezpieczeństwo.
• Przechowywanie dokumentacji po zakończeniu stosunku pracy – pracodawca ma obowiązek odpowiednio zabezpieczyć dokumenty, a także umożliwić byłemu pracownikowi dostęp do dokumentacji (np. wgląd w akta osobowe lub uzyskanie kopii dokumentów).

Dokumentacja pracownicza to znacznie więcej niż zbiór dokumentów — to ważne narzędzie zabezpieczające interesy zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Prawidłowo prowadzona dokumentacja kadrowa pozwala zapobiec sporom sądowym, sankcjom ze strony inspekcji pracy oraz trudnościom podczas kontroli.

Jeśli zależy Ci na pewności, że Twoja dokumentacja kadrowo-płacowa jest prowadzona rzetelnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami, jesteś we właściwym miejscu.

Zapoznaj się z ofertą HR Daily Solutions, która obejmuje audyt akt osobowych oraz kompleksowe wsparcie w obszarze kadr i płac. Sprawdź, w jaki sposób możemy wspierać Cię w Twojej codziennej pracy.