ZFŚS na progu nowego roku- obowiązek czy wybór?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) pozostaje jednym z bardziej problematycznych obszarów prawa pracy – zwłaszcza na przełomie roku. Ustalenie obowiązku jego utworzenia, prawidłowe naliczenie odpisów oraz właściwe wydatkowanie środków wymaga nie tylko znajomości ustawy, lecz także uwzględnienia stanowisk Państwowej Inspekcji Pracy, ZUS oraz orzecznictwa sądowego.

Podstawą prawną funkcjonowania ZFŚS jest ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Obowiązek utworzenia ZFŚS – decyduje stan na 1 stycznia

Obowiązek utworzenia ZFŚS ustala się wyłącznie na podstawie stanu zatrudnienia na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego, w przeliczeniu na pełne etaty. Zmiany zatrudnienia w trakcie roku nie wpływają ani na powstanie, ani na ustanie tego obowiązku.

Kiedy powstaje obowiązek utworzenia ZFŚS?

Bezwzględny obowiązek

Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe tworzą ZFŚS zawsze, niezależnie od liczby zatrudnionych (art. 3 ust. 2 ustawy).

Obowiązek na wniosek organizacji związkowej

Pracodawcy zatrudniający od 20 do 49 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą ZFŚS wyłącznie na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 3 ust. 1c ustawy).

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty:

• tworzą Fundusz lub wypłacają świadczenia urlopowe;
• mogą zrezygnować z tworzenia Funduszu i wypłaty świadczenia urlopowego.

Jeżeli pracodawca rezygnuje z tworzenia ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego, informację taką zawiera w układzie zbiorowym pracy jeżeli jest objęty takim układem, a jeżeli pracodawca nie jest objety układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia funduszu i wypłaty świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania.

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty:

• mogą dobrowolnie utworzyć ZFŚS albo wypłacać świadczenie urlopowe;
• mogą zrezygnować z tworzenia ZFŚS i wypłacania świadczenia urlopowego.

W przypadku rezygnacji, informację w tej sprawie, pracodawca umieszcza w układzie zbiorowym pracy, a jeśli nie jest nim objęty  oraz nie jest zobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania, przekazuje pracownikom do 31 stycznia danego roku kalendarzowego, w sposób u niego przyjęty. W naszej ocenie, informację o nietworzeniu Funduszu oraz niewypłacaniu świadczenia urlopowego, pracodawca powinien przekazać co roku. Brak takiej informacji może skutkować zakwestionowaniem skuteczności rezygnacji, w szczególności w toku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Odpis na ZFŚS

Podstawowym źródłem zasilania konta Funduszu są dokonywane przez pracodawcę odpisy.

Środki ZFŚS muszą być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym a termin ich przekazania dokonywany jest dwa razy w roku tj.:

• do 31 maja – co najmniej 75% odpisów,
• do 30 września – pozostała część.

Choć obowiązek tworzenia ZFŚS ustala się według stanu na 1 stycznia, wysokość odpisu oblicza się na podstawie przeciętnej rocznej liczby zatrudnionych.

Przeciętną liczbę zatrudnionych ustala się poprzez:

• zsumowanie przeciętnych stanów zatrudnienia w poszczególnych miesiącach,
• podzielenie ich przez 12.

Po zakończeniu roku kalendarzowego należy dokonać korekty odpisu do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.

Podstawowy odpis na ZFŚS wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej. W przypadku, gdy pracodawca zatrudnia pracownika młodocianego, odpis w pierwszym roku nauki wynosi 5% , w drugim roku nauki 6%, a w trzecim 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Pracodawcy zatrudniający pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze, naliczają odpis podstawowy w wysokości 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Wysokość odpisu w roku 2025 wynosiła na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach 2.723,40 zł. Wysokość odpisu na 2026 r. nie jest jeszcze znana, ponieważ jest ustalana na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z II półrocza 2025 r.

Sprawdź na podstawie poniższej checklisty, czy ustawa obliguje Cię do założenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych:

CHECKLISTA PRACODAWCY

• ustal stan zatrudnienia na dzień 1 stycznia 2026 r.
• sprawdź, czy ciąży na Tobie obowiązek utworzenia ZFŚS
• zweryfikuj czy jesteś objęty układem zbiorowym pracy
• zdecyduj o utworzeniu Funduszu i/lub wypłacie świadczenia urlopowego. Jeśli podejmiesz decyzję o rezygnacji powiadom pracowników. do 31 stycznia 2025 r.
• zaplanuj wysokość odpisu – ustal przeciętną liczbę zatrudnionych
• śledź komunikaty Prezesa GUS-u

Poniżej znajdziesz Informację o nietworzeniu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Pobierz za darmo.