Czy musisz złożyć ZUS IWA?

Zamykamy temat miesiąca w HR Daily Solutions, skupiając się na jednym z najważniejszych obowiązków sprawozdawczych początku roku. Informacja ZUS IWA za rok 2025 to kluczowy dokument, na podstawie którego Zakład Ubezpieczeń Społecznych ustali stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe dla płatników zobowiązanych do jego składania. Poniżej przedstawiamy kompleksowe podsumowanie zasad, które pozwolą Państwu bezbłędnie dopełnić tego obowiązku.

Kto ma obowiązek złożyć ZUS IWA za rok 2025?

Obowiązek przekazania informacji dotyczy płatników, którzy spełniają łącznie trzy warunki:

1. Byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2025 r. oraz przynajmniej jeden dzień w styczniu 2026 r.
2. W 2025 roku zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych.
3. Na dzień 31 grudnia 2025 r. figurowali w rejestrze REGON.

Warto doprecyzować, że nieprzerwane zgłoszenie oznacza sytuację, w której w każdym miesiącu 2025 roku do ubezpieczenia wypadkowego zgłoszona była przynajmniej jedna osoba. Jeśli w którymkolwiek miesiącu 2025 r. płatnik nie zgłaszał nikogo do tego ubezpieczenia, nie ma obowiązku składania ZUS IWA.

Jak prawidłowo ustalić liczbę ubezpieczonych?

Ustalenie liczby ubezpieczonych to proces trzyetapowy, wymagający precyzji w obliczeniach:

• Krok 1: Zsumuj liczbę osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w każdym miesiącu 2025 roku.
• Krok 2: Wynik podziel przez 12 (liczbę miesięcy w roku).
• Krok 3: Otrzymany wynik zaokrąglij do pełnych liczb. Przykładowo: wynik 26,49 zaokrąglamy do 26, natomiast 26,53 do 27.

O czym musisz pamiętać przy wyliczeniach?

• Uwzględniaj osoby, które w danym miesiącu podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej jeden dzień.
• Osobę z kilkoma tytułami ubezpieczenia u jednego płatnika (np. pracownik i jednocześnie zleceniobiorca) liczysz tylko raz.
• Nie uwzględniaj osób przebywających przez cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński.
• Pomiń osoby, które podlegają ubezpieczeniom społecznym, ale nie wypadkowemu (np. osoby wykonujące pracę nakładczą).

Dane o wypadkach i warunkach pracy (Blok IV)

W formularzu ZUS IWA należy wykazać dane dotyczące bezpieczeństwa pracy w 2025 roku:

• Ogólna liczba poszkodowanych: W polu 02 wpisujemy liczbę osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które miały miejsce w 2025 r.
• Wypadki ciężkie i śmiertelne: W pozycji 03 należy wykazać liczbę takich zdarzeń. Pamiętaj, że liczba ta nie może być wyższa niż liczba ogółem z pola 02.
• Liczba osób w warunkach zagrożenia: W polu 04 należy wpisać liczbę pracowników zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia norm (NDS, NDN) według stanu na 31 grudnia 2025 r.

W celu uniknięcia błędów, zaleca się weryfikację z rejestrem wypadków lub kontakt z osobą odpowiedzialną za BHP w organizacji.

Kod terytorialny jednostki ZUS

Każda jednostka ZUS posiada unikalny, 6-cyfrowy kod identyfikacyjny (np. 010000 dla Oddziału w Białymstoku). Składa się on z oznaczenia Oddziału, Inspektoratu oraz Biura Terenowego. Kod ten można znaleźć na platformie PUE ZUS w danych profilowych firmy, na stronie internetowej ZUS po wpisaniu kodu pocztowego siedziby lub w nagłówkach pism otrzymywanych z Zakładu.

Terminy i korekty

Termin złożenia ZUS IWA za rok 2025 upływa 2 lutego 2026 r. ponieważ 31 stycznia wypada w sobotę więc, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

W przypadku stwierdzenia błędów, należy złożyć korektę:

• W ciągu 7 dni od wykrycia nieprawidłowości samodzielnie lub otrzymania zawiadomienia z ZUS.
• W ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli, jeśli błędy stwierdził ZUS podczas kontroli.

Kopię deklaracji oraz jej korekt należy przechowywać przez 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS.

Co jeśli nie masz obowiązku składania ZUS IWA?

Płatnicy, którzy nie spełniają warunków do złożenia ZUS IWA (np. zgłaszali do 9 ubezpieczonych), samodzielnie ustalają stopę procentową składki. Dla płatników zgłaszających do 9 osób w 2025 r., składka wynosi zazwyczaj 1,67% (50% najwyższej stopy procentowej). Więksi płatnicy, którzy mimo liczby ubezpieczonych nie składają ZUS IWA, muszą ustalić składkę na podstawie swojego kodu PKD ujętego w rejestrze REGON oraz odpowiednich przepisów wykonawczych.

Tematem miesiąca lutego będzie Umowa o prace vs. umowa zlecenia. Omówimy konkretne zagadnienia, podamy praktyczne przykłady oraz wskażemy ryzyka.

Zapraszamy do obserwowania.